Druidenwissen | Best-of SAP Basis & Security – Juli 2021

Autor: Tobias Harmes | 30. Juli 2021

7 | #podcast, #story

Wenn der Geschäftsprozess zickt oder das System kreative Fehlermeldungen ausspuckt, hat man hoffentlich einen guten Prozess zur Entstörung. Wenn das benötigte Wissen aber im Kopf eines im Urlaub befindlichen Experten steckt, kann es stressig werden. Wer hat schon Zeit ständig alles zu dokumentieren? Dabei ist das gar nicht notwendig, wenn man die Aufgabe zu zweit löst.

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Editorial

Ich habe in meiner Jugend wie viele andere auch Asterix und Obelix-Comics verschlungen. Es waren immer unterhaltsame Geschichten aus einem gallischen Dorf, das sich immer wieder gegen die mächtigen Römer durchsetzt. Nüchtern betrachtet allerdings weniger durch die Pfiffigkeit der Kämpfer, sondern weil ein einzelner Druide ein geheimes Rezept für einen unbesiegbar machenden Zaubertrank besitzt.

Ein Experte ist zu wenig

Das Wissen eines Druiden ist eine meiner Lieblingsmetaphern, wenn es um Wissensarbeit geht – also im Prinzip alles, was wir tagtäglich in der IT machen. Eine Metapher dafür, wie es nicht laufen sollte. Wenn der Druide verfügbar ist, dann ist das gallische Dorf unschlagbar. Kurz den Zaubertrank eingeworfen, zack und weg sind die Römer. Aber wehe, der Druide fällt aus. Der gesamte Verteidigungsapparat fällt zusammen, weil der Prozess nicht mehr funktioniert.  

Eine Abteilung, deren Prozesse und deren Wissen nur in Köpfen steckt (eben Druidenwissen), ist bei Vollbesetzung voll leistungsfähig. Wenn allerdings jemand ausfällt, bricht gerne Hektik aus. Alle lassen fallen, was sie gerade machen, die eine Hälfte beginnt Forschung & Entwicklung, um zu verstehen, wie das Ding zu reparieren ist. Die andere Hälfte versucht, denjenigen zu erreichen, dessen Prozess leider nur in seinem Kopf steckt. 

Dabei fehlt es nicht an Theorie (Stichwort ITIL-Framework) und es mangelt auch nicht an Doku-Tools wie zum Beispiel Confluence oder OneNote. In Wahrheit scheitert gutes Prozess- und Wissensmanagement an sich wiederholenden Mustern wie: „Zu der Doku bin ich noch nicht gekommen, aber ich erkläre es dir einfach kurz.“ oder „Puh, bevor ich dir das erklärt habe, habe ich es dreimal selbst gemacht. Gib her.“  

Wissen weitergeben

Auf der Suche nach Ideen zur Verbesserung unserer eigenen Prozessreife und zur Reduzierung von Inselwissen, bin ich in dem Buch SYSTEMology von David Jenyns auf einen scheinbar profanen, aber sehr wertvollen Tipp gestoßen. In dem Buch geht es um den Aufbau von Systemen im laufenden Betrieb. Und die geheime Zutat dafür ist, dass der Druide sein System nicht selbst dokumentiert, sondern derjenige, der es von ihm lernt.  

Ich dachte bis dato immer: Die Doku kann nur schreiben, wer es selbst kann. Aber wir haben das umgestellt auf eine Zwei-Personen-Aufgabe. Derjenige, der es wissen muss, macht eine Websession mit demjenigen, der es weiß. In dieser Websession erklärt der Wissende alles Notwendige ohne große Vorbereitung, im Prinzip so wie er es auch sonst machen würde. Der wichtige Unterschied: Die Session wird aufgezeichnet und derjenige, dem es erklärt wurde, schreibt daraus eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Diese Dokumentation wird dann nochmal dem Wissenden zur Prüfung vorgelegt, und nach optionaler Anpassung dann in die Prozessdokumentation aufgenommen. 

Win-Win-Situation für alle

Damit haben wir in den vergangenen Monaten vieles von unserem Druidenwissen in eine praxistaugliche Sammlung von System- und Prozessbeschreibungen überführen können. Vielleicht können Sie beim nächsten Erklär-Termin auch den Aufnahmebutton in Teams oder Slack drücken und dem anderen die Doku-Aufgabe übergeben. Die Kollegen wissen Bescheid und Sie haben einen unterbrechungsfreien Urlaub. Win-Win! 

Herzliche Grüße

Tobias Harmes 

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