SAP Archivierung

SAP Archivierung

In  SAP-Systemen von Unternehmen jeder Größe steigt die Menge der gespeicherten Daten stetig an, sodass über die Zeit Nachteile für die Verarbeitung neuer, aktueller Daten entstehen. SAP Archivierung dient der Verwaltung von langfristig vorgehaltenen Daten. Dabei handelt es sich um Daten, die nicht mehr operativ im System benötigt werden, aber aufbewahrt werden sollen.

Was ist mit der elektronischen Archivierung gemeint?

Im Kontext der elektronischen Archivierung von Daten im SAP (bzw. in digitalen Systemen generell) geht es um die Auslagerung von Daten auf einem separaten Server, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Sie ermöglicht einen langfristigen Zugriff auf die archivierten Daten.

Datenarchivierung und Dokumentenarchivierung

Grundsätzlich wird bei der elektronischen Archivierung im SAP zwischen der Datenarchivierung und der Dokumentenarchivierung unterschieden:

Bei der Datenarchivierung geht es um die Extraktion und Ablage von Bewegungsdaten aus der Datenbank. Entscheidend ist hierbei, dass die Informationen nicht mehr gebraucht, aber dennoch aufbewahrt werden müssen, um die eigentliche Datenbank zu entlasten.

Im Gegensatz zur Datenarchivierung geht es bei der Dokumentenarchivierung um eingehende und ausgehende Dokumente. Auf die archivierten Dokumente können Anwender aus Fachabteilungen unmittelbar aus ihren anwendungsspezifischen Transaktionen zugreifen. Diese sind direkt mit dem jeweiligen SAP-Business-Objekt verknüpft.

Vorteile der Datenarchivierung in SAP

Durch den Einsatz eines Datenarchivierungssystems soll das Datenvolumen im SAP-System reduziert werden und so zu einer höheren Systemverfügbarkeit beitragen. Im Rahmen der Aufbewahrung elektronischer Daten müssen aber auch die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Typische Zielsetzung der Archivierung von Daten:

  • Ersparnis von Kosten und Platz
  • Medienbrüche werden vermieden
  • Nachhaltige Kontrolle von Datenbanken
  • Minimierung des Datenvolumens im SAP-System
  • Hohe Zugriffsgeschwindigkeit auf Daten und Dokumente
  • Revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente beziehungsweise Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Datenaufbewahrung

Die Sicherstellung einer langfristig berechenbaren sowie kontrollierbaren Datenbankgröße hat eine positive Auswirkung auf das SAP-System und senkt die Kosten für die Administration und Verwaltung der Datenbank. Insbesondere bei größeren Systemumstellungen, wie zum Beispiel bei der Migration von SAP ERP 6.0 auf SAP S/4HANA, ist eine möglichst kleine Datenbank ein wichtiger Kosten- und Erfolgsfaktor.

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Was sind die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung?

Der Umgang mit Dokumenten im Geschäftsverkehr ist in Deutschland gesetzlich geregelt. Das betrifft insbesondere eingehende Dokumente wie E-Mails oder Faxe. Aber auch Mahnungen, Bewerbungsunterlagen, Rechnungen und Bestellanforderungen zählen zu den Dokumenten. In Deutschland liegt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente im Geschäftsumfeld in der Regel bei zehn Jahren. In dieser Zeit müssen die (archivierten) Dokumente jederzeit abrufbar und für Prüfungen zur Verfügung stehen.

Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben lautet das Stichwort „Revisionssicherheit“, also der Schutz vor Abänderungen. Die Paragrafen §§239, 257 HGB des Handelsgesetzbuches definieren diesbezüglich die Anforderungen an elektronische Archivsysteme in Deutschland. Weiterhin müssen diese auch den Vorgaben der Abgabeordnung (AO) (§§146, 147 AO), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorschriften entsprechen.

Im Zuge der HGB-Vorschriften lassen sich folgende Kriterien für die Revisionssicherheit festhalten:

  • Prüfbarkeit
  • Ordnungsmäßigkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Weitere Informationen zu den grundlegenden Gesetzestexten zum Thema SAP Datenarchivierung erhalten Sie in unserem Beitrag „Wie du die Grundlagen der SAP Datenarchivierung erfüllst“.

Verschiedene Möglichkeiten der Datenarchivierung in SAP

SAP Content Server

Der SAP Content-Server ist für die Nutzer des SAP ERP-Systems kostenlos, ist aber eigentlich keine richtige Archivierungslösung. Der SAP Content Server ist die zentrale Schnittstelle, die alle Module des ERP-Systems miteinander verbindet. Weiterhin stellt er zuvor abgespeicherte Dokumente bereit.

Der Content Server legt die Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab. Dabei handelt es sich eher um eine einfache Speicherung von Dokumenten, weshalb die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung nicht erfüllt werden können. Im Gegensatz zu ähnlichen Funktionalitäten, wie den Generic Object Services (GOS) ist der Datenverbrauch jedoch deutlich geringer. Der SAP Content Server eignet sich nur für kleine und mittlere Datenmengen und weniger für die Verwaltung großer Datenmengen.

Externe Archivsysteme wie DMS und ECM

Mithilfe von ECM (Enterprise Content Management) kann die Prozesssteuerung in Unternehmen einfacher gestaltet sowie eine permanente Abrufbarkeit geschaffen werden. ECM unterstützt bei der unternehmensweiten Datenverwaltung und ermöglicht eine strukturierte und einheitliche Anlage von Unternehmensdokumenten. Auf diese Weise werden bei der Verwaltung von Daten die unternehmerischen Mitarbeiter entlastet. Dies führt zu einer Ersparnis von Platz und Kosten. Gleichzeitig können im Kontext der SAP Archivierung spezifische Inhalte schneller aufgerufen werden, was eine Zeitersparnis zur Folge hat. Die Integration von ECM lässt sich durch verschiedene Tools in alle aktiven Workflows integrieren. Weiterhin kann durch die gezielte Automatisierung von Tools ein effizienteres Arbeiten ermöglicht werden. Die Lösung ist anpassbar auf die individuellen unternehmerischen Geschäftsfelder und Prozesse.

Vor dem Hintergrund der Archivierung im SAP geht es beim DMS (Document Management System) zum einen um eingehende Dokumente, die nach dem Scannen dem Archiv zugeführt werden. Zum anderen sind auch Ausgangsdokumente (z.B. Rechnungen, Lieferscheine) von Bedeutung, die aus SAP heraus generiert und damit ergänzend zum Papierausdruck digital archiviert werden können. Dies ermöglich einen schnelleren Zugriff und beschleunigt die Auskunftsfähigkeit. Auf diese Weise entsteht ein digitales Management sämtlicher Dokumente des Unternehmens im SAP, wobei auch eine elektronische Akte abgebildet werden kann, die die Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammenfasst.

SAP Archivierung

Die Archivierungssysteme DMS und ECM sind ursprünglich, unabhängig von SAP, zur Archivierung beliebiger prozessbezogener Daten und Dokumente entwickelt worden. Im Kontext der SAP Archivierung beinhalten beide Archivierungssysteme eine Vielzahl an Optionen.

Hierarchisches Speicher-Management (HSM)

Eine neuere Methode der Datenarchivierung in SAP ist das HSM. Im Rahmen des HSM geht es um ein richtlinienbasiertes Management hinsichtlich der Sicherung und Archivierung von Daten. Zwar handelt es sich bei der Realisierung von HSM um ein Standalone-System, dennoch ist diese Technik immer häufiger auch im verteilten Netzwerk eines Unternehmens zu finden.

Das HSM nutzt verschiedene Speicherklassen, um bezüglich der Lagerung von Daten, eine Kostenoptimierung zu erzielen. Oftmals werden Richtlinien zur Verschiebung der Daten verwendet, wenn diese über einen längeren Zeitraum nicht mehr genutzt werden. Pointer im Dateisystem stellen sicher, dass der Anwender weiterhin auf die Daten zugreifen kann. Jedoch verlängern sich die Wiederherstellungszeiten der Daten durch die Verschiebung auf langsamere und preiswertere Medien.

Umsetzung der Datenarchivierung in SAP

Grundsätzlich reicht es nicht aus, die zu archivierenden Daten in Archivdateien zu schreiben und anschließend aus der Datenbank zu entfernen. Die Archivdateien müssen demnach sicher aufbewahrt und verwaltet werden, damit bei Bedarf ein schneller Zugriff erfolgen kann. Diesbezüglich stehen mehrere Alternativen zur Auswahl:

Bei beiden der oben genannten Möglichkeiten zur Datenarchivierung in SAP erfolgt die Ablage von Daten und Dokumenten über die Schnittstelle SAP ArchiveLink. Mithilfe des Standard-Customizing wird die ArchiveLink Schnittstelle so eingestellt, dass einerseits eine Seitens von SAP eine korrekte Archivierung und berechtigungsunabhängige Recherche durchgeführt werden kann und andererseits die technische Anbindung an das Archivsystem hergestellt wird. Dabei ist das Verwaltungskonzept für die Sicherstellung des gegenseitigen Bezugs zwischen den abgelegten Dokumenten in einem externen Ablagesystems (z.B. DMS oder ECM) und dem SAP-Business-Objekt.

Folglich bietet der SAP ArchiveLink die Möglichkeit, Ablageorte im SAP-System anzulegen. Diese Ablageorte bezeichnet man auch als Content Repositories, welche mit dem eigenen Archivserver verknüpft werden können. Dadurch ist es möglich, eine Abgrenzung von Dokumentenarten und Residenzzeit festzulegen. Residenzzeiten definieren den Zeitraum, der verstreichen muss, damit das System Anwendungsdaten eines Archivierungsobjekts archivieren kann. Darüber hinaus bildet das Content Repository in SAP eine logische Schnittstelle zur Adressierung eines entsprechenden Ablageortes in einem angeschlossenen SAP Content Server, welcher mehrere Content Repositories enthalten kann.

Weiterhin können neue Dokumentenarten angelegt werden, was eine individuelle und revisionssichere Ablage von Dokumenten ermöglicht. Hierzu gibt es vorgefertigte Tabellen, sodass das SAP-System weiß, in welchem Content Repository die Dokumente abgelegt werden sollen. In diese Tabellen können beispielsweise Dokumentenarten, Objektarten, Verknüpfungstabellen und Content Repositories eingetragen werden.

Möchte ein User die archivierten Daten aufrufen, so schickt er eine Anfrage über die ArchiveLink Schnittstelle. Diese Anfrage wird von der ArchiveLink Schnittstelle an den Content Server weitergeleitet, welcher im Anschluss die geforderten Daten an den Application Server zurückgibt. Auf dem Application Server kann der User die Daten einsehen.

HSM-Systeme

Beim Einsatz von HSM-Systemen (Hierarchical Storage Management) geht es um die Simulation eines unendlich großen Dateisystems. Im Kontext der Archivierung ist die Einbindung des Dateisystems (in das archiviert wird) in die Speicherhierarchie des HSM-Systems entscheidend. Demnach reicht die Pflege des Dateipfad im Customizing der Archivierung aus. Die Kommunikation über SAP ArchiveLink ist hierbei nicht notwendig, da das HSM-System für die Auslagerung der Dateien auf ein passendes Speichermedium verantwortlich ist. Dabei müssen sowohl die Zugriffshäufigkeit als auch die Belegung des Speicherplatzes berücksichtigt werden.

Manuelle Verwaltung

Sofern die Ablage nicht auf einem Ablagesystem erfolgen soll, können die Archivdateien auch eigenständig von der unternehmerischen IT-Abteilung verwaltet werden.

FAQ

Was ist mit der elektronischen Archivierung von Daten in SAP gemeint?

Im Kontext der elektronischen Archivierung von Datenmengen im SAP (bzw. in digitalen Systemen generell) geht es um die Verwaltung von Datenbanken, deren Daten auf einem separaten Server abgelegt werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Welche Vorteile hat die Archivierung von Datenmengen in SAP?

  • Ersparnis von Kosten und Platz
  • Medienbrüche werden vermieden
  • Nachhaltige Kontrolle von Datenbanken
  • Minimierung des Datenvolumens im SAP-System
  • Hohe Zugriffsgeschwindigkeit auf Daten und Dokumente
  • Revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente beziehungsweise Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Datenaufbewahrung

Welche Systeme sind an der Archivierung in SAP beteiligt?

Bei der Archivierung von Datenmengen in SAP sind mehrere Systeme beteiligt. Zu Beginn werden die zu archivierenden Daten in Dateien auf dem Application Server gesammelt. Von dort aus werden die Daten über die ArchiveLink Schnittstelle an ein Content Repository übertragen.

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