Berechtigungsredesign im Coaching-Ansatz
Autor: Maria Joanna Born | 15. Mai 2020
Das Projekt ist durchgeführt, die Berater sind weg. Dann kommt ein neuer Anwendungsfall und die Mitarbeiter kennen sich nicht aus – trotzdem soll Support geleistet werden. Die Lösung: Berechtigungsredesign als Coaching. Im Beitrag stellen wir vor, wie das funktionieren kann.
Ausgangslage
In Ihrem Unternehmen wurde kürzlich ein Berechtigungsredesign Ihrer SAP-Landschaft mit externen Beratern durchgeführt. Die Berater sind wieder weg und es entsteht ein neuer Anwendungsfall, doch die eigenen Mitarbeiter kennen sich nicht hinreichend aus. Sie wollen das ändern und haben auch Ressourcen frei, um das neue Projekt intern durchzuführen? Wir haben die Lösung parat: Berechtigungsredesign als Coaching.
Der Coaching-Ansatz
Wir unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung des Redesign-Projektes mit unserer Expertise und unseren best practices. Dafür veranstalten wir speziell auf Ihre Ausgangslage und Ihren Anforderungen ausgerichtete Workshops, an denen die Mitarbeiter teilnehmen, die Sie speziell schulen möchten. Dabei besprechen wir die Aufgabenstellungen exemplarisch mit den Mitarbeitern. Anschließend kann die Umsetzung direkt im Workshop begonnen werden. Ihre Mitarbeiter übernehmen die Dokumentation dabei selbstständig, sodass Sie von den erlernten Fähigkeiten auch anschließend profitieren können. Die komplette Umsetzung des Projektes liegt zudem in der Verantwortung Ihrer Mitarbeiter. Zusätzlich zu den Workshoptagen bieten wir unterstützend Telefonkonferenzen zum Coaching oder für Statusupdates an, auch Websessions sind möglich.
Was sind die Vor- und Nachteile?
Die Vorteile liegen direkt bei Ihnen im Unternehmen, da Sie die Bearbeitung Ihrer Rollen nicht aus der Hand geben. Dadurch, dass die Dokumentation von den beteiligten Mitarbeitern auch selbst aufgestellt wird, kann diese zentral abgelegt werden und das Knowhow bleibt im Unternehmen. Wenn die Dokumentation vom Dienstleister erstellt wird, besteht die Gefahr, dass diese für Mitarbeiter nicht nachzuvollziehen ist. Außerdem müssen keine User für externe Berater angelegt werden.
In unseren Berechtigungsredesign greifen wir auf die XAMS (Xiting Authorizations Management Suite) zurück. Durch das Coaching erhalten die mitarbeiter das Knowhow über die XAMS und können dieses auch in weiteren Projekten anwenden. Durch sich ändernde gesetzliche, technische oder unternehmerische Veränderungen müssen stetig neue Applikationen berechtigt werden. Zudem können Sicherheitslücken auftauchen, auf die reagiert werden muss. Durch ein Upgrade z.B. auf S/4HANA sind Berechtigungsredesigns auch notwendig. Während des Redesigns erlernen die Mitarbeiter neben der Bedienung der XAMS auch direkt aktuelle Best Practices um Berechtigungsumfeld. Die gecoachten Mitarbeiter sind anschließend up-to-date.
Ein Nachteil ist zunächst, dass interne Ressourcen für die Umsetzung des Projektes bereitgestellt werden müssen und diese so nur eingeschränkt für das Tagesgeschäft zur Verfügung. Da das Coaching gerade zu Beginn in Form von Workshops stattfindet, dauert das Projekt länger. Dadurch und durch die Kosten für die internen Ressourcen ist der Coaching-Ansatz ggf. erst einmal teurer.
Fazit
Der Coaching-Ansatz lohnt sich insbesondere bei großen Landschaften. Alles in allem könnte der Coaching-Ansatz zudem teurer sein, da man das externe Knowhow zunächst benötigt, um die internen Mitarbeiter zu schulen. Diese lernen durch das Coaching aber das nötige Knowhow, um vergleichbare Projekte anschließend selbst durchzuführen. Der interne Knowhowaufbau ist dementsprechend durch das Coaching sehr nachhaltig.
Sollten die Ressourcen nicht zur Verfügung stehen, führen wir ein Berechtigungsredesign auch gerne vollumfänglich durch.
Auch ohne Coaching unterstützen wir Sie gerne bei Wartungen und durch Support. Schauen Sie sich dazu gerne unser Angebot Managed Service an.
Weiterführende Links
- Xiting Authorizations Management Suite (XAMS) für SAP – Übersicht und Möglichkeiten
- SAP Berechtigungsredesignworkshop
- Ihr Plan für bessere SAP Berechtigungen
