Besser Jira und Confluence als SAP Solution Manager?

Autor: Rudolf Hirschbeck | 15. Januar 2020

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IT-Changemanagement ist schon kompliziert genug, gut verständlich, dass da die SAPler lieber auf den Solution Manager setzen und die Nicht-SAPler eher auf Jira, Confluence & Co. Doch reduzieren sich viele IT-Abteilungen bei der Toolfrage dabei auf den kleinsten gemeinsamen Nenner. Mit der richtigen Sprache muss man keine Abstriche machen – meint ein hauptberuflicher Vermittler zwischen den Welten.

Projekte von und mit SAPlern und Non-SAPlern

Ein großes Projekt ist am Laufen und natürlich ist auch SAP mit im Boot; neben einigen anderen Systemen, die auch für die Lösung erforderlich sind. Dieee – damit sind die SAP’ler gemeint – nutzen so etwas, was die SAP Solution Manager nennen. Wir haben dafür Confluence und Jira und Zephyr. Die sagen, das SAP und Scrum nicht zueinander passen. Überhaupt sind die ein komisches Volk.

“Die und wir” … und leider oftmals wenig das gemeinsame Miteinander. Man kann buchstäblich sagen: Zwei Welten treffen aufeinander. Die Unterschiede zeigen sich in den Prozessen, den Tools, den Rollen und auch in der Sprache.

Einmal Change bitte mit Confluence und Jira

Der Request for Change (RfC) stellt das Begehren nach Veränderung dar. In SAP. Der Product Owner ermittelt den Bedarf des Kunden – der Fachabteilungen – indem er Stakeholder Management betreibt und mit seinen Klienten spricht. In SAP-Welt entscheidet der Change Manager oder das Change Advisory Board (CAB) darüber, ob ein RfC umgesetzt werden soll. In Scrum ist es der Product Owner, der über seine Gespräche mit den Stakeholdern den dringendsten Bedarf ermittelt. SAP hat ChaRM, die Non-SAP’ler haben Confluence und Jira.

Bitte mal testen mit Zephyr oder Xray

In SAP sieht der Prozess eines sogenannten “normal Changes” vor, dass nach erfolgter Genehmigung des RfCs über ein oder mehrere Änderungsanträge die Umsetzung durch das Development erfolgt. Ein Statuswechsel wird das Testen anstoßen. Sowohl das manuelle Testen als auch die Testautomatisierung (via CBTA) wird über die Test Suite des SAP Solution Managers administriert. Scrum sagt, dass das Development Team dafür verantwortlich ist am Ende eines jeden Sprints ein qualitativ hochwertiges Increment zu liefern. Es obliegt also dem Development Team auch das Testen durchzuführen. Verwaltet wird es zumeist über Tools wie Zephyr oder Xray.

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Continuous Irgendwas und wer gibt den Takt vor?

SAFe (Scaled Agile Framework enterprise) hätte gerne ein Release on Demand und in Scrum – oder besser gesagt in der Softwareentwicklung – wird das oftmals Continuous Integration / Continuous Delivery (CI / CD) genannt. Ein SAP Change Management tickt da ein wenig anders und das ist teilweise auch gesetzlichen Regularien und / oder dem Regelwerk einer internen Revision geschuldet. Die Vorstellung eine gerade umgesetzte Funktionalität (User Story) mal eben durch den Product Owner abnehmen zu lassen und es dann eine halbe Stunde später produktiv zu haben, lässt sich in der SAP-Welt oftmals nicht realisieren. Insofern wäre die Vorstellung eines CI / CD gänzlich für das gesamte Projekt umgesetzt zu haben manchmal weltfremd. Aber es muss bei weitem auch nicht heißen, dass man nur viermal im Jahr deployen kann.

Reden ist Gold

Zuerst gilt es eine gemeinsame Sprache zu finden und die richtigen Ansprechpartner zueinander zu bringen. Wenn der Product Manager (SAFe) und der Product Owner (Scrum) mal wissen, dass der Change Manager und vielleicht sogar das Change Advisory Board (CAB) die adäquaten Ansprechpartner sind, wenn es um die Weiterentwicklung des Systems / der Lösung geht, haben sich einmal die richtigen gefunden. Wenn dann noch geregelt werden kann, dass die Produktdokumentation nicht unbedingt in zwei voneinander unabhängigen Systemen erfolgen muss, ist man ein weiteres Stück vorangekommen. Und so oder so ähnlich lassen sich auch die Herausforderungen in Bezug auf das Sprint- oder Program Increment- (PI) Geschehen und so manch anderen Unterschied lösen.

Change Management in SAP- und Non-SAP-Umgebungen

Egal ob es um die Konfiguration des Solution Managers oder die Integration von bestehenden Tools wie Jira oder Confluence geht, wir finden für Sie die richtige Unterstützung. Jetzt unverbindlich informieren!

Hilfreich ist hier ein Experte, der sich in beiden Welten auskennt. Denn letzten Endes ist fast jede Methode und jede Funktion auch in der anderen Welt nutzbar, solange man nur den richtigen Begriff kennt. Und das ganz ohne, dass man auf das jeweilige Lieblingstool verzichten muss.

Sie kennen die hier beschriebene Situation und wünschen sich einen Vermittler zwischen den Welten? Mein Team und ich helfen Ihnen gerne. Schreiben Sie mir!

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Rudolf Hirschbeck

Geschäftsführer GesAPro | Experte für Projekt- und Servicemanagement

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Ein Kommentar zu "Besser Jira und Confluence als SAP Solution Manager?"

Vielen Dank für den Artikel.

Leider ist das Bewusstsein für ein web-basiertes Aufgaben und Projektmanagement-Tool zur Steigerung der Produktivität und Qualität in SAP Projekten bei den meisten Projektmanagern nicht vorhanden. Stattdessen bedient man sich solcher Tools wie Email, Excel und ggfs. Sharepoint, um Aufgaben zu verwalten, Termine zu verfolgen oder Testpläne zu erstellen. Neuerdings möchte man das SAP Projektteam dazu zwingen, mit dem SAP Solution Manager zu arbeiten. Der SAP Solution Manager ist allerdings total ungeeignet, um ein SAP Projekt zu verwalten.

Zentrales Kriterium bei der Wahl des Projektmanagement-Tools für ein SAP Projekt ist die Akzeptanz bei den potentiellen Benutzers. Das Tool muss einfach zu handhaben sein, es darf nicht überfrachtet mit Funktionen sein, es muss ein zeitgemäßes User Interface haben und Berechtigungen und Rollen müssen einfach zu administrieren sein.

Hier kann Jira in Verbindung mit Confluence seine Vorteile voll ausspielen. In einem SAP Projekt sind viele interne und externe Mitarbeiter des Unternehmens involviert, die nicht unbedingt IT-affin sein müssen. Gerade weil man neben SAP Projekten auch andere Unternehmensprozesse mit Jira steuern kann, wie z.B. den Workflow bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters oder das Verfolgen einer Marketing-Kampagne, zeigt Jira eine hohe Akzeptanz bei den Benutzern.

Weil Jira und Confluence so einfach zu bedienen sind, dokumentieren jetzt auch die Entwickler und Berater ihre Tätigkeiten. Im Laufe der Zeit werden Jira und Confluence zu einem einzigartigen, gigantischen Wissensspeicher. Ich schätze, dass sich die Arbeitsproduktivität im Projekt hierdurch um mindestens 30% steigert. Wie häufig konnte ich durch die Suche in Jira und Confluence den Lösungsweg einer Aufgabe schon verkürzen, wo ich sonst bei Null angefangen hätte.

Vor 12 Jahren habe ich Jira erstmalig bei einem Kunden im Rahmen eines SAP Projektes kennengelernt. Seitdem bin ich begeisterter Jira-Fan. Ich konnte auch schon zwei Kunden von Jira überzeugen. Die meisten Unternehmen vertrauen jedoch nach wie vor Email, Excel und Sharepint als Projektmanagement-Tool oder verwenden ein lausiges Ticketsystem. Leider haben Atlassian und auch seine Vertriebspartner das Potential der Produkte Jira und Confluence für die Verwaltung von SAP Projekten immer nicht erkannt. Wenn Atlassian hier eine ausgefeilte Marketing-Kampagne starten würde und bereits ein auf SAP Projekte vorkonfiguriertes Set an Workflows, Bildschirmbildern, Projekteinstellungen und SAP spezifischen Feldern (wie z.B. Transportauftrag) liefern würde, dann könnte Atlassian seinen Unternehmenserfolg signifiknat steigern.

Freundliche Grüße
Torsten Thon
solidforms GmbH

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