Umbenennen von Masterrollen und deren Ableitungen in SAP

Es gibt etliche Gründe, weshalb es für Sie in Ihrem Unternehmen wichtig sein könnte, den Namen einer Rolle zu verändern, sei es aufgrund von Namenskonventionen, durch den Wunsch, Rollen besser anhand ihres Namens identifizieren zu können oder aus welchem Grund auch immer.

Vorgehen zur Umbenennung von Masterrollen

Innerhalb von SAP wird keine Funktion zum simplen Umbenennen von Rollen, egal ob Master- oder Einzelrolle, angeboten.

Als Workaround bieten sich dabei zwei Möglichkeiten an:

Die erste ist das Kopieren von Rollen und Generieren der Profile mit anschließendem Löschen der alten Rollen.

Die zweite, etwas risikoreichere Variante ist der Down- und Upload von Rollen. Dies ist über den Einstiegsbildschirm der Transaktion PFCG möglich via Rolle -> Download:

Download via PFCG

Als Ergebnis des Downloads wird eine Datei mit der Endung .SAP erzeugt, mit der Sie so erstmal nicht viel anfangen können.

Der Trick bei der Sache ist, dass Sie neu erzeugte Datei mit einem Texteditor wie z. B. dem Notepad++ öffnen, um damit arbeiten zu können.

Die heruntergeladene Rolle besteht aus einer reinen Folge von Zeichen, die Sie – selbstverständlich vorsichtig – verändern können.

Rolle in Notepad++

In Zeile fünf des Screenshots ist z. B. der Name der Rolle zu finden, den Sie nun modifizieren können.

Sie sehen, dass es sich bei der Datei um eine sehr lange Textdatei handelt, in welcher jede Zeile seine Daseinsberechtigung genießt. Ein einfaches Ändern von einzelnen Zeilen, um die Rolle umzubenennen, ist somit nicht zu empfehlen. Es ist viel besser, mit „Suchen und Ersetzen“ die Rolle anzupassen. Hat Ihre Rolle beispielsweise eine Bezeichnung mit „MM“, in Wahrheit handelt es sich aber um eine „FI“-Rolle, können Sie die Datei nach „MM“ durchsuchen und durch „FI“ ersetzen.

Vorsichtig sein bei dem Arbeiten mit „Suchen und ersetzen“!

Dabei ist Vorsicht geboten – in der Rolle können Transaktionen hängen, die auch „MM“ im Namen haben. Diese werden in der Textdatei auch mit angezeigt, was zur Folge hat, dass Sie versuchen würden, auch die Transaktion selbst umzubenennen. Dabei würde jedoch lediglich der Name der Transaktion geändert werden, der als Hülle dient, die Transaktion würde in dieser Rolle somit unbrauchbar werden.

Profilgenerierung und Userzuordnung sowie Löschung der alten Rolle(n) als finaler Schritt

Nachdem Sie die Datei angepasst und gespeichert haben, können Sie diese in der PFCG hochladen. Anschließend müssen lediglich nur noch die Profilgenerierungen und Userzuordnungen zu den neuen Rollen erfolgen. Im Anschluss kann die alte Rolle/können die alten Rollen gelöscht werden.

Sie mögen sich fragen, warum Sie dieses komplizierte Vorgehen nutzen sollten, scheint eine Namensanpassung durch die erste Methode, dem Kopieren von Rollen, doch deutlich einfacher realisierbar zu sein.

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Der Vorteil des Umbenennens durch Down- und Upload kommt jedoch bei beispielsweise folgenden Szenario zur Geltung:
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit dem Masterrollenkonzept und an einer Masterrolle hängen 25 Einzelrollen dran – hätten Sie Lust, alle 25 abgeleiteten Rollen einzelnen zu kopieren und im Anschluss mit der neuen Masterrolle zu verknüpfen?

Hier kommt die Stärke des Rollendownloads zur Geltung:

Abgeleitete Rollen werden mit heruntergeladen

Wenn Sie eine Masterrolle herunterladen, werden alle abgeleiteten Rollen mitverarbeitet – alles in einer einzigen Datei. Sie können somit die abgeleiteten Rollen direkt mit umbenennen, die Verknüpfung bleibt beim Upload der Rolle erhalten!

Sie sehen, dass der Down- und Upload von Rollen durchaus ein Nutzen mit sich bringen kann – Sie haben Fragen zu diesem oder sonstigen Vorgehen? Mein Team und ich stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung!