Wie Sie Ihr Team im Home-Office optimal organisieren können
Autor: Erik Bömeke | 21. Juli 2020
Durch die Covid-19-Pandemie ist der Anteil der Arbeitnehmer im Home-Office stark angestiegen. Einige Unternehmen haben bereits geäußert, dass sie die Möglichkeit des Home-Office dauerhaft anbieten möchten. Das führt zu Veränderungen der bisherigen Team-Organisation, da sich bekannte Strukturen verändern.
Die Vorteile des Home-Office
Unter Home-Office wird die Arbeit von zu Hause aus verstanden – an einem separaten Schreibtisch oder in einem eigenen Arbeitszimmer. Die Arbeit im Home-Office bringt klare Vorteile mit sich. Zum Beispiel lässt sich durch das Entfallen der Arbeitswege eine deutliche Zeitersparnis gewinnen. Das führt – zusammen mit einer meist flexibleren Einteilung der Arbeit – zu einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Ein weiterer Punkt ist die verringerte Ansteckungsgefahr und die somit selteneren Krankheitsfälle der Mitarbeiter. Vor allem führt die Arbeit im Home-Office durch diese Punkte zu einer deutlich gesteigerten Zufriedenheit der Mitarbeiter und dadurch auch zu einer höheren Produktivität.
Herausforderungen bei der IT-Security und Organisation
Trotz vieler Vorteile gilt es, die damit verbundenen Schwierigkeiten und Herausforderungen zu berücksichtigen und zu bewältigen. Hierzu zählt insbesondere das erhöhte IT-Sicherheitsrisiko, da die private Hardware meist nicht das hohe Sicherheitsniveau des Unternehmens erfüllt. In der Praxis kann nicht immer vermieden werden, dass Gäste sowie Familienmitglieder die auf dem Bildschirm angezeigten Unternehmensdaten oder gar ausgedruckte Geschäftsunterlagen zu sehen bekommen.
Die Verteilung der eigenen Team-Mitglieder auf die jeweiligen Home-Office-Arbeitsplätze kann zudem einen erhöhten Zeit- und Organisationsaufwand mit sich führen. Das liegt daran, dass nicht alle Mitarbeiter wie gewohnt zur gleichen Zeit erreichbar oder in einem Raum anzutreffen sind.
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Organisatorische Maßnahmen für das Home-Office
Eine Kontrolle des jeweiligen Home-Office-Arbeitsplatzes durch den Vorgesetzten ist unter der Berücksichtigung der genannten Punkte hinsichtlich des IT-Sicherheitsrisikos unabdingbar. Insbesondere sollte in diesem Zusammenhang eine Beurteilung der Gewährleistung des Arbeits- und Datenschutzes erfolgen. Beachtung finden können hierbei etwa die Beleuchtung (Tageslicht und künstliches Licht) des Arbeitsplatzes oder auch die Abschließbarkeit des Raumes. Wichtig ist, dass eine solche Kontrolle nicht unangekündigt oder ohne vorherige Absprache stattfindet. Stattdessen sollten die entsprechenden Rahmendaten in einer schriftlichen Home-Office-Regelung vereinbart werden.
Um im Home-Office optimal miteinander arbeiten zu können, ist eine offene und klare Kommunikation unter und mit den Mitarbeitern ein Muss. Die Ziele und Erwartungen an die Home-Office-Tätigkeiten sollten zudem vorher definiert werden. Dazu kann auch die Festlegung von bestimmten Bedingungen zur Flexibilität, Zeiteinteilung sowie Vorgehensweisen im Home-Office zählen.
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