SAP Compliance sicherstellen – Nutzer einfach und kostengünstig lizensieren

Was ist eine typische Ausgangslage bei Unternehmen, die sich hinsichtlich ihrer SAP-Lizensierung bei Ihnen melden?

Ein mittelständisches Unternehmen im Automobilbereich hatte etwa 3.000 SAP User in mehreren SAP-Systemen. Die Benutzerverwaltung war sehr aufwendig und das Anlegen der User und die Vergabe der Benutzerberechtigungen führte immer wieder zu langen Diskussionen mit den Fachabteilungen. Diese wollte kostengünstigere SAP User an ihre Mitarbeiter vergeben.

Der neue CIO stand demgegenüber vor einem System Audit (SAP Vermessung) und hatte die Aufgabe, die Compliance sicherzustellen, d.h. eine konforme Nutzung des SAP-Systems zu gewährleisten.

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Wie würde man da eine SAP Lizenz- und Wartungskosten Optimierung erreichen?

Zuerst wurde ein Tool eingesetzt, welches anhand der tatsächlich genutzten Transaktionen jedes Users im SAP System automatisch analysierte, ob der User mit der richtigen Berechtigung im SAP-System (Professional Nutzer, Limited Professional Nutzer, Shop Floor User, Worker, etc.) angelegt war. War der User das nicht, schlug das Auswertungstool die richtige Berechtigung für jeden User vor. Zudem prüfte dieses Tool die Häufigkeiten, mit der ein User bestimmte Transaktionen aufgerufen hatte.

Das Ergebnis der Auswertung war, dass das Unternehmen fast 1.500 SAP Usern keine korrekte SAP Berechtigung zugewiesen hatte und das Unternehmen somit mit 1.500 Usern unterlizenziert war. Das stellt ein erhebliches Compliance-Problem dar und könnte erhebliche Nachlizenzierungskosten nach sich ziehen.

Wie sollte man als Unternehmen auf so ein Ergebnis reagieren?

Wir haben dem Kunden angeboten, in seinem Namen mit der SAP in Verhandlungen zu treten. Und als einfache und plausible Lösung einigte man sich darauf, für die Zukunft nur noch einen „kundenspezifischen SAP Sonder-User“ im SAP-System des Kunden anzulegen. Der Preis für diesen Sonder-User wurde gemeinsam mit der SAP verhandelt und auf einen Mittelwert aus mehreren Standard User Typen festgelegt.

Können Sie sagen, wie sich das auf den Kunden ausgewirkt hat?

Der Kunde hat heute nur noch einen kundenspezifischen SAP Sonder-User mit einem festen Preis. Die Vorteile dieser Lösung sind:

• Der Aufwand für die Benutzerverwaltung konnte von 2,5 Mitarbeitern auf 0,5 Mitarbeiter erheblich reduziert werden, zudem konnten dadurch dringend benötigte Projekt-Kapazitäten verfügbar gemacht werden
• Das Unternehmen ist jederzeit Compliance-konform, da nur die Anzahl der User entscheidend ist.
• Bei der Vergabe von Benutzern müssen keine Stellenbeschreibungen bewertet werden, um festzulegen welcher SAP User (Professional Nutzer, Limited Professional
  Nutzer, Shop-Floor-User, Worker etc.) zu vergeben ist. Stattdessen wird immer der kundenspezifische SAP Sonder-User angelegt.
• Der Aufwand der SAP Vermessung ist sehr gering, da nur die Anzahl eines SAP Sonder-Users gezählt wird.
• Die erzielte Kostensenkung bei dem Kunden betrug im Jahr des Projektes etwa 560.000 Euro für geringere Lizenzkosten und in den Folgejahren etwa 350.000 Euro
  pro Jahr an geringeren SAP Wartungskosten.

Danke an Peter Kogel für das Gespräch.

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