E-Rechnung in SAP 2026: Der Fahrplan – mit Alex Wiefel
Autor: Tobias Harmes | 28. April 2026
In dieser Folge des SAP-IT-Podcasts spreche ich mit Alex Wiefel, Ansprechpartner bei mindsquare für Kundenanfragen im Bereich E-Rechnung, Formulare und SAP-Archivierung, darüber, warum und wie Unternehmen das Thema E-Rechnung jetzt strategisch angehen sollten. Wir klären, welche Länder, Fristen und Unterschiede international besonders relevant sind, worauf es bei einer tragfähigen E-Rechnungsstrategie ankommt und welche Rolle SAP DRC dabei spielen kann.
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Status quo: Warum 2026 zum entscheidenden Vorbereitungsjahr wird
Viele Unternehmen wissen, dass die E-Rechnung kommt. Die häufigste Fehleinschätzung liegt laut Alex darin, den Aufwand der Einführung zu unterschätzen: Auf den ersten Blick wirkt das Thema standardisiert, schließlich gibt es mit XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland etablierte Formate. In der Praxis hängt die Einführung jedoch stark davon ab, wie komplex der eigene Rechnungsprozess bereits ist.
Genau das macht den Unterschied zwischen Pflicht und Projektrealität aus. Wer über Jahre Formulare, Konditionen, Fakturaarten und Sonderlogiken aufgebaut hat, muss diese Struktur auch in die E-Rechnung übersetzen. Es reicht deshalb nicht, ein PDF einfach digital zu verschicken. Entscheidend ist die maschinenlesbare XML-Struktur, denn sie ist das rechtlich führende Dokument.
Für Deutschland ist 2026 das entscheidende Jahr. Ab 2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich ab 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen versenden. Wer jetzt noch nicht plant, riskiert Zeitdruck in einem Markt, in dem viele Dienstleister bereits stark ausgelastet sind.
Warum die E-Rechnung international schnell komplex wird
Wer nur auf Deutschland schaut, greift laut Alex zu kurz. Die E-Rechnung wird europaweit und darüber hinaus ausgerollt. Polen und Belgien haben bereits umgestellt, Frankreich folgt, Deutschland startet Anfang 2027 und weitere Länder wie Spanien ziehen nach. Andere Länder haben ihre finalen Entscheidungen noch nicht getroffen, werden aber voraussichtlich folgen.
Die Herausforderung ist neben der Frist auch die Vielfalt. Es gibt zwar eine europäische Norm als gemeinsamen Rahmen, aber kein einheitliches Format für alle Länder. Jedes Land definiert seine eigenen Anforderungen. Deutschland arbeitet mit XRechnung und ZUGFeRD, andere Länder nutzen andere XML-Strukturen und oft auch andere Übertragungswege.
Hinzu kommt, dass Deutschland mit dem Versand per E-Mail eher eine Ausnahme ist. In anderen Ländern kommen häufig staatliche Portale oder Netzwerke wie „Peppol“ zum Einsatz. Für international tätige Unternehmen bedeutet das: Wer Niederlassungen in mehreren Ländern hat, braucht eine Strategie, die langfristig mitwachsen kann.
Was passiert, wenn Unternehmen zu spät starten?
Die E-Rechnung ist nicht nur ein technisches Thema, denn sie hat auch rechtliche und finanzielle Konsequenzen. Werden Rechnungen nicht ordnungsgemäß gestellt oder verarbeitet, drohen Bußgelder und steuerliche Nachteile. Besonders kritisch ist der mögliche Verlust des Vorsteuerabzugs.
Zwar kann es laut Alex in einzelnen Fällen sinnvoll sein, mit manuellen Übergangslösungen zu arbeiten, etwa bei geringem Rechnungsvolumen oder in einzelnen Ländern – das ist aber keine tragfähige Dauerlösung. Wer Prozesse dauerhaft per Hand in Konverter überführt oder Sonderwege über Dritte baut, schafft sich meist neue Abhängigkeiten statt einer stabilen Lösung.
Wie eine tragfähiger E-Rechnungsfahrplan aussieht
Eine belastbare Strategie beginnt am besten mit einer sauberen Einordnung der eigenen Ausgangslage. Unternehmen müssen zunächst verstehen, wie standardnah ihre Rechnungsstellung heute überhaupt ist. Relevant sind dabei unter anderem Fakturaarten, Formularlogiken, Konditionen, Archivierung, länderspezifische Anforderungen und die Frage, welche Prozesse bereits im Rechnungseingang bestehen. Erst auf dieser Basis lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Lösung zum Unternehmen passt. Genau hier zeigt sich auch, warum E-Rechnung mehr ist als eine reine Pflichtübung. Durch dieses Bewusstsein lassen sich bestehende Medienbrüche abbauen, Prozesse beschleunigen und Rechnungsversand sowie Rechnungseingang stärker automatisieren.
Die internationale Einführung von SAP DRC stellt viele Unternehmen vor neue fachliche, technische und regulatorische Anforderungen. In diesem Live-Webinar zeigen wir Ihnen anhand eines Kundenprojekts, wie Sie SAP DRC praxisnah, strukturiert und zukunftssicher in einer internationalen Systemlandschaft umsetzen.
Was SAP DRC leisten kann und wo die Grenzen liegen
SAP DRC, also SAP Document and Reporting Compliance, ist die Standardlösung von SAP für E-Rechnung und perspektivisch auch für steuerliche Reporting-Anforderungen. Die Lösung ist vor allem deshalb attraktiv, weil sie unabhängig vom SAP-Betriebsmodell genutzt werden kann, also in On-Premise-, Private-Cloud- und Public-Cloud-Szenarien.
Für viele Unternehmen ist das ein starkes Argument. SAP DRC ist tief integriert, deckt vielfältige Länder ab und kann Rechnungen über verschiedene Kanäle empfangen und versenden. Dazu gehören E-Mail, Peppol und andere länderspezifische Wege. Gleichzeitig ist SAP DRC volumenbasiert lizenziert, was bei wachsendem Rechnungsvolumen wirtschaftlich relevant wird.
Die Grenzen liegen dort, wo Prozesse außerhalb von SAP abgebildet werden oder wo Unternehmen eine sehr schlanke, stark fokussierte Lösung suchen. SAP DRC ist nicht automatisch die komplette End-to-End-Lösung für den gesamten Eingangs- und Ausgangsprozess. Beim Rechnungseingang braucht es häufig zusätzliche Komponenten, etwa für Workflow oder Verbuchung. Die Lösung deckt also viel ab, aber nicht alles.
Diese Alternativen gibt es zu SAP DRC
Neben SAP DRC gibt es spezialisierte Partnerlösungen und integrierte Tools, die bestimmte Anforderungen gezielt adressieren. Für Unternehmen, die zunächst nur XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland sauber umsetzen wollen, kann eine kleinere Lösung sinnvoll sein. Andere Unternehmen setzen auf Integrationsspezialisten, die SAP-Daten übernehmen und die länderspezifische Umwandlung sowie den Versand übernehmen. Eine einzige Lösung für alle Anwendungsfälle gibt es in der Praxis selten. Deshalb ist es laut unserem Experten Alex Wiefel meist sinnvoller, den Lösungsraum sauber zu strukturieren, statt von Anfang an die eine universelle Plattform zu suchen.
Ein Blick in die Praxis: So starten typische Projekte
In der Praxis beginnt die Einführung von E-Rechnungen bei Projekten mit Alex Team meist mit einer Bestandsaufnahme. Zunächst wird geprüft, wie der aktuelle Rechnungsprozess aussieht und wie komplex die vorhandene Struktur tatsächlich ist. Danach folgt die Konzeption, also die fachliche und technische Ausgestaltung der Zielarchitektur.
Erst dann geht es in Installation, Infrastruktur, Anbindung und Umsetzung. Für ein solches Projekt sollte ausreichend Vorlauf eingeplant werden, erzählt Alex. Allein Konzeption und Abstimmung können ein bis zwei Monate in Anspruch nehmen, die eigentliche Umsetzung oft weitere vier Monate.
Fazit
Die E-Rechnung ist kein isoliertes IT-Thema, sondern ein strategisches Digitalisierungsthema mit rechtlicher Relevanz. Unternehmen müssen jetzt entscheiden, ob sie nur kurzfristig auf eine Pflicht reagieren oder ihre Rechnungsprozesse so aufstellen, dass sie auch international tragfähig bleiben.
SAP DRC kann dafür eine starke Grundlage sein, ist aber nicht in jedem Fall die einzig richtige Antwort. Entscheidend ist, die eigene Ausgangslage realistisch zu bewerten, den passenden Lösungsweg zu wählen und das Thema nicht zu spät anzugehen. Wer das sauber macht, erfüllt nicht nur Vorgaben, sondern schafft zugleich mehr Standardisierung, Transparenz und Skalierbarkeit.
