SAP Information Lifecycle Management (ILM)

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Aufgrund wachsender Datenmengen und immer komplexeren Systemlandschaften stehen die Unternehmen vor immer größeren Herausforderung im Umgang mit personenbezogenen Daten und der Datenkontrolle. Das SAP Information Lifecycle Management kann dabei helfen, diesen Anforderungen zu erfüllen.

Was ist SAP ILM?

Das SAP Information Lifecycle Management ist ein Konzept, um Datenflüsse und die dazugehörigen Metadaten automatisiert zu verwalten. ILM kann auch dafür sorgen, dass personenbezogene Daten nach gewissen Zeiträumen gesperrt oder gelöscht werden. Das Konzept Information Lifecycle Management stammt ursprünglich aus dem Bereich der Logistik. Dort wurde es eingesetzt, um Lieferantendaten zu löschen. Mit Inkrafttreten der EU-DSGVO und den gestiegenen Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Datenarchivierung gibt das SAP ILM den Unternehmen die Möglichkeit diese DSVGO-Anforderungen zu erfüllen. SAP ILM ist daraufhin von SAP als Tool zur Umsetzung der DSGVO weiterentwickelt worden.

Auswirkungen der DSGVO auf SAP HCM

Der Zusammenhang zwischen DSGVO und SAP ILM stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten nicht gespeichert und verarbeitet werden, nachdem sie für den ursprünglichen Zweck genutzt wurden. Es kann in bestimmten Fällen vorkommen, dass die Personendaten für unterschiedliche Geschäftsprozesse zur Verfügung stehen müssen. Auch hier regelt SAP ILM die Löschung dieser Daten nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung wirkt sich somit vor allem auf das Human Capital Management, also die Personalwirtschaft aus. Für Unternehmen ist es nicht immer direkt ersichtlich, wann gegen die DSGVO verstoßen wird. Die Vorschriften zum Datenschutz der DSGVO werden nicht nur im HCM gespeichert, sondern auch an anderen dezentralen Orten. Bei komplexen IT-Landschaften ist es daher nicht immer nachvollziehbar, an welcher Stelle personenbezogene Daten überall gespeichert sind.

Die Unternehmen müssen viele Maßnahmen ergreifen, um die gesetzliche Anforderungen umzusetzen. Daher hat das SAP ILM immer mehr an Bedeutung für Unternehmen gewonnen. Wenn die Archivierung mit SAP ILM durchgeführt wird, kann jeder Vorfall im individuellen Regelwerk hinsichtlich der Lösch- und Sperrfrist durchgeführt werden. Kundendaten können somit automatisiert zu einem bestimmten Stichtag gelöscht werden.

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Funktionsweise

Das von SAP zur Verfügung gestellte Tool kann personenbezogene Daten sperren, archivieren oder löschen. Durch festgesetzte Parameter wird sichergestellt, dass die Daten zum richtigen Zeitpunkt gelöscht werden und nicht früher bzw. später. Ein Beispiel für einen Speicherzeitraum ist zehn Jahre. Anschließend werden die Daten gelöscht.

Der Ablauf der Löschung erfolgt in drei Schritten. Die Daten werden zuerst in ein Archiv geladen, anschließend nochmal überprüft und erst im dritten Schritt komplett gelöscht. Diese Löschung funktioniert im Zusammenspiel mit verschiedenen Regelwerken sowie Lösch- und Schreibprogrammen. SAP ILM selbst löscht aus Sicherheitsgründen keine Daten.

SAP ILM kann zunächst testweise implementiert werden. Während diese Testphase werden die unterschiedlichen Prozesse mit den zu löschenden Daten verknüpft. Der Anwender erhält einen umfassenden Blick über das Löschprotokoll. In diesem Protokoll ist genau dokumentiert, wie mit welchen Daten umgegangen wird. Erst mit der anschließenden Genehmigung des Nutzers werden die Daten gelöscht.

Grundmodule von SAP ILM

Im Aufbau besteht SAP ILM aus drei verschiedenen Grundmodulen: der Datenarchivierung, dem Retention Management und dem Retention Warehouse. Diese drei Funktionen werden in SAP ILM zu einer einzigen Software-Lösung kombiniert.

Datenarchivierung

Eine der Hauptfunktionen des Information Lifecycle Managements ist die Verwaltung der verschiedenen Daten im System. SAP ILM erweitert das klassische Datenvolumen-Management um ein paar nützliche Funktionen. Somit kann das Datenmanagement mit den anderen Grundmodulen Retention Management und Retention Warehouse zusammenspielen. In SAP ILM lassen sich nicht nur Daten archivieren, sondern auch gezielt ganze Datenberge und auch Datenbanken komplett löschen.

Retention Management

Der zweite Eckpfeiler des ILM ist das Retention Management. Die Aufgabe des Retention Management ist die Umsetzung des „End-of-Life“ bestimmter Daten. Hierzu werden viele unterschiedliche Methoden und Werkzeuge dem Anwender zu Verfügung gestellt, um die gesamte Datenspeicherung von der Erstellung bis zur Vernichtung (mit Berücksichtigung aller gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien).

Retention Warehouse

Das Retention Warehouse konzentriert sich auf das Ende der Lebensdauer von Systemen und Systemlandschaften. Das Retention Warehouse bietet verschiedene Möglichkeiten im Umgang mit Daten:

  • Extration der Daten aus dem Altsystem
  • Übertragung der Daten und Anwendung von Regeln
  • Reporting in einer bestimmten Umgebung (Stilllegungsumgebung)
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Vorteile des SAP ILM

Kostenreduzierung und Effizienz

Durch eine optimale Datenarchivierung und anschließende Datenvernichtung können Kosten gespart werden. Durch den freiwerdenden Speicherplatz können beispielsweise Arbeitsspeicherkosten eingespart werden. Die Datenbank arbeitet zudem durch den frei gewordenen Speicher effizienter und schneller. Die gelöschten Daten im SAP-System machen das SAP-System nicht nur schneller, sondern auch übersichtlicher. Anwender finden bestimmte Daten leichter und müssen diese nicht erst umsortieren oder filtern. Dies spart im Endeffekt wiederum Zeit und Geld.

Die eigens von SAP zur Verfügung gestellte Anwendung wird direkt in das HR-System integriert und bedarf keiner zusätzlichen Lizenzkosten. Lediglich Kosten für die Einführung und Betreuung im System können anfallen.

Risikominimierung und Kontrolle

Der zweite Vorteil ist die gesteigerte Datenkontrolle. Da die Daten regelbasiert und automatisiert zu einem bestimmten Stichtag gelöscht werden, lassen sich alle Vorgänge im Falle einer Prüfung nachverfolgen. Ein gutes Aufbewahrungsmanagement erleichtert die Umsetzung der DSGVO. Durch die flexiblen Software-Ansatz lassen sich diese gesetzlichen Anforderungen besser umsetzen.

Durch den flexiblen Automatisierungsgrad können Daten voll- oder nur teilautomatisiert gelöscht werden, dadurch bekommt der Nutzer noch mehr Kontrolle über den Umgang mit den Daten.

FAQ zu Information Lifecycle Management (ILM)

Was ist das Information Lifecycle Management?

Das SAP Information Lifecycle Management ist ein Konzept, um Datenflüsse und die dazugehörigen Metadaten automatisiert zu verwalten. ILM kann auch dafür sorgen, dass personenbezogene Daten nach gewissen Zeiträumen gesperrt oder gelöscht werden. Das Konzept Information Lifecycle Management stammt ursprünglich aus dem Bereich der Logistik.

Welche Vorteile bietet das Information Lifecycle Management?

Das von SAP zur Verfügung gestellte Tool kann personenbezogene Daten sperren, archivieren oder löschen. Durch festgesetzte Parameter wird sichergestellt, dass die Daten zum richtigen Zeitpunkt gelöscht werden und nicht früher bzw. später. Ein Beispiel für einen Speicherzeitraum ist zehn Jahre. Anschließend werden die Daten gelöscht.

Weiterführende Informationen

SAP ILM – 5 Vorteile des SAP Information Lifecycle Management

SAP Information Lifecycle Management

SAP Information Lifecycle Management (ILM): EU-DSGVO sicher umsetzen – Jan Temminghoff

Was sind die Vorteile von SAP ILM?


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