SAP Information Lifecycle Management (ILM)
Aufgrund wachsender Datenmengen und immer komplexeren Systemlandschaften stehen Unternehmen vor immer größeren Herausforderung im Umgang mit personenbezogenen Daten und der Datenkontrolle. Das SAP Information Lifecycle Management kann dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen.
Was ist SAP ILM?
Das SAP Information Lifecycle Management (ILM) beschreibt das Konzept, Datenflüsse und die dazugehörigen Metadaten automatisiert zu verwalten. Ursprünglich stammt das Konzept aus der Logistik. Dort wurde es eingesetzt, um Lieferantendaten zu löschen. Im HR Bereich kann ILM dafür sorgen, dass personenbezogene Daten nach gewissen Zeiträumen gesperrt oder gelöscht werden. Mit Inkrafttreten der EU-DSGVO und den gestiegenen Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Datenarchivierung gibt das SAP ILM den Unternehmen die Möglichkeit diese DSVGO-Anforderungen zu erfüllen. Das Tool ist von SAP daraufhin zur Umsetzung der DSGVO weiterentwickelt worden.
Auswirkungen der DSGVO auf SAP HCM
Unternehmen müssen viele Maßnahmen ergreifen, um die gesetzliche Anforderungen der DSGVO umzusetzen. Daher gewinnt SAP ILM immer mehr an Bedeutung für Unternehmen. Es stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten nicht gespeichert und verarbeitet werden, nachdem sie für den ursprünglichen Zweck genutzt worden sind. Außerdem kann es in bestimmten Fällen vorkommen, dass die Personendaten für unterschiedliche Geschäftsprozesse zur Verfügung stehen müssen. Auch hier regelt SAP ILM die Löschung dieser Daten nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Wenn die Archivierung mit SAP ILM erfolgt, kann jeder Vorfall im individuellen Regelwerk hinsichtlich der Lösch- und Sperrfrist durchgeführt werden. Kundendaten können somit automatisiert zu einem bestimmten Stichtag gelöscht werden.
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung wirkt sich somit vor allem auf das Human Capital Management (HCM), also die Personalwirtschaft aus. Für Unternehmen ist es nicht immer direkt ersichtlich, wann gegen die DSGVO verstoßen wird. Die Vorschriften zum Datenschutz der DSGVO werden nicht nur im HCM gespeichert, sondern auch an anderen dezentralen Orten. Bei komplexen IT-Landschaften ist es daher nicht immer nachvollziehbar, an welcher Stelle personenbezogene Daten überall gespeichert sind.
Funktionsweise
Das von SAP zur Verfügung gestellte Tool kann personenbezogene Daten sperren, archivieren oder löschen. Durch festgesetzte Parameter wird sichergestellt, dass dies zum richtigen Zeitpunkt geschieht, nicht früher bzw. später. Ein beispielhafter Speicherzeitraum könnte bei zehn Jahren liegen. Anschließend werden die Daten gelöscht.
Der Ablauf der Löschung erfolgt in drei Schritten. Die Daten werden zuerst in ein Archiv geladen, anschließend nochmal überprüft und erst im dritten Schritt komplett gelöscht. Diese Löschung funktioniert im Zusammenspiel mit verschiedenen Regelwerken sowie Lösch- und Schreibprogrammen. SAP ILM selbst löscht aus Sicherheitsgründen keine Daten.
SAP ILM kann zunächst testweise implementiert werden. Während dieser Testphase werden die unterschiedlichen Prozesse mit den zu löschenden Daten verknüpft. Der Anwender erhält einen umfassenden Blick über das Löschprotokoll. In diesem Protokoll ist genau dokumentiert, wie mit welchen Daten umgegangen wird. Erst mit der anschließenden Genehmigung des Nutzers werden die Daten gelöscht.
Grundmodule von SAP ILM
Im Aufbau besteht SAP ILM aus drei Grundmodulen: der Datenarchivierung, dem Retention Management und dem Retention Warehouse (Systemstilllegung). Diese drei Funktionen werden in SAP ILM zu einer einzigen Software-Lösung kombiniert.
Datenarchivierung
Eine der Hauptfunktionen des Information Lifecycle Managements ist die Verwaltung der verschiedenen Daten im System. SAP ILM erweitert das klassische Datenvolumen-Management (DVM) um ein paar nützliche Funktionen. Somit kann das Datenmanagement mit den anderen Grundmodulen Retention Management und Retention Warehouse zusammenspielen. In SAP ILM lassen sich nicht nur Daten archivieren, sondern auch gezielt ganze Datenberge und auch Datenbanken komplett löschen.
Retention Management
Der zweite Eckpfeiler des ILM ist das Retention Managements. Die Aufgabe des Retention Management ist die Umsetzung des „End-of-Life“ bestimmter, wobei der Information Retention Manager (IRM) das Herzstück von SAP ILM bildet. Diese Schlüsselkomponente reguliert den gesamten Lebenszyklus der Daten, von der Erstellung bis zur gezielten Vernichtung. Spezifische Regeln für Aufbewahrungszeiträume lassen sich festlegen, und Dokumente können je nach Fristen vernichtet werden. Der Information Retention Manager ist ab der Version ERP 6.0 EhP5 verfügbar und bietet eine Vielzahl an Funktionen, einschließlich der Verwaltung von Audit-Bereichen und einer integrierten Richtlinien-Engine. Dank ILM-befähigter Speicherung, die über eine WebDav-Schnittstelle verfügt, werden alle Retentionsregeln nahtlos und sicher umgesetzt. So ermöglicht das Retention Management innerhalb der SAP ILM-Struktur eine umfassende und gesetzeskonforme Handhabung der Unternehmensdaten.
Retention Warehouse
Die Systemstilllegung wird mit einem eigenständigen ILM Retention Warehouse deutlich vereinfacht. Hierbei fließen alle Daten eines abzuschaltenden Altsystems in dieses spezielle Lager ein. SAP stellt hierfür entsprechende Funktionen bereit. Nach der Übertragung sortiert das Warehouse die Daten gemäß den ILM-Regeln und speichert sie sicher in der ILM-Ablage. Für Kontrollzwecke, sei es eine Steuerprüfung oder Fragen der Produkthaftung, lassen sich die Daten jederzeit über BW- oder lokale Abfragen einsehen. Falls juristische Fälle dies erfordern, können Sie spezifische Daten sperren. Und sobald deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet, steht der Vernichtung nichts mehr im Weg.
Vorteile des SAP ILM
Kostenreduzierung und mehr Effizienz
Durch die optimale Datenarchivierung mit SAP ILM und der anschließenden Datenvernichtung profitieren Unternehmen insbesondere finanziell. Beispielsweise werden durch den freiwerdenden Speicherplatz Arbeitsspeicherkosten eingespart. Die Datenbank arbeitet zudem durch den frei gewordenen Speicher effizienter und schneller. Die gelöschten Daten machen das SAP System nicht nur schneller, sondern auch übersichtlicher. Anwender finden bestimmte Daten leichter und müssen diese nicht erst umsortieren oder filtern. Dies spart wiederum Zeit und Geld.
Die eigens von SAP zur Verfügung gestellte Anwendung wird direkt in das HR-System integriert und bedarf keiner zusätzlichen Lizenzkosten. Lediglich Kosten für die Einführung und Betreuung im System können anfallen.
Risikominimierung und Kontrolle
Der zweite Vorteil von SAP ILM ist die gesteigerte Datenkontrolle. Da die Daten regelbasiert und automatisiert zu einem bestimmten Stichtag gelöscht werden, lassen sich alle Vorgänge im Falle einer Prüfung nachverfolgen. Ein gutes Aufbewahrungsmanagement erleichtert die Umsetzung der DSGVO. Durch den flexiblen Software-Ansatz lassen sich diese gesetzlichen Anforderungen besser umsetzen.
Durch den flexiblen Automatisierungsgrad können Daten voll- oder nur teilautomatisiert gelöscht werden, dadurch bekommt der Nutzer noch mehr Kontrolle über den Umgang mit den Daten.
Lizenzen für SAP ILM
Insbesondere im Kontext der SAP-ILM-Lizenzen zeigt sich, dass zahlreiche Unternehmen bereits über die erforderlichen Lizenzen für ein effektives Retention Management verfügen, ohne sich dessen bewusst zu sein. Ab der Version ERP 6.0 Enhancement Package 4 integriert SAP ILM nahtlos in Ihre Systemlandschaft und bietet volle Unterstützung für alle Features der SAP NetWeaver 7.0 Enhancement Packages. Neuerungen wie ILM_NOTIFICATION sind ab bestimmten Software-Releases verfügbar und erhöhen den Nutzen Ihres Systems. Ob in der Cloud, in lokalen Rechenzentren oder in hybriden Setups – die Synergie zwischen SAP S/4HANA und ILM optimiert die Leistung Ihrer Datenbanken. Eine Überprüfung Ihrer aktuellen Lizenzsituation könnte also durchaus lohnenswert sein.
FAQ zu Information Lifecycle Management (ILM)
Was ist das Information Lifecycle Management?
Das SAP Information Lifecycle Management ist ein Konzept, um Datenflüsse und die dazugehörigen Metadaten automatisiert zu verwalten. ILM kann auch dafür sorgen, dass personenbezogene Daten nach gewissen Zeiträumen gesperrt oder gelöscht werden. Das Konzept Information Lifecycle Management stammt ursprünglich aus dem Bereich der Logistik.
Welche Vorteile bietet das Information Lifecycle Management?
Das von SAP zur Verfügung gestellte Tool kann personenbezogene Daten sperren, archivieren oder löschen. Durch festgesetzte Parameter wird sichergestellt, dass die Daten zum richtigen Zeitpunkt gelöscht werden und nicht früher bzw. später. Ein Beispiel für einen Speicherzeitraum ist zehn Jahre. Anschließend werden die Daten gelöscht.
Weiterführende Informationen
- SAP ILM – 5 Vorteile des SAP Information Lifecycle Management
- SAP Information Lifecycle Management
- SAP Information Lifecycle Management (ILM): EU-DSGVO sicher umsetzen – Jan Temminghoff
- Was sind die Vorteile von SAP ILM?
2 Kommentare zu "SAP Information Lifecycle Management (ILM)"
Hello,
Is SAP ILM free?
Many Thanks
Hi,
basic usage of ILM is included in SAP maintenance fee if it is required by law, e.g. archiving employee records on HCM systems. But there are special offers from SAP with additional content and tools.