Tobias Harmes
 - 14. Juni 2019

Urlaubscheckliste für SAP Admins

Der Sommer ist da und das bedeutet nur eins: ab in den Urlaub! Bevor es für SAP-Admins in die wohlverdiente Auszeit geht, sollte alles für die Abwesenheit vorbereitet sein. Jedenfalls, wenn man panische Anrufe vermeiden möchte. An was muss ich alles denken? - Die RZ10-Urlaubscheckliste für SAP Admins kann helfen.

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Bevor es in den Sommermonaten in den Urlaub geht, gilt es nicht nur Koffer zu packen, sondern auch im Büro alles fit zu machen. Die Abwesenheitsnotiz ist zwar schnell eingestellt, doch um einen störungsfreien Urlaub zu sichern, sind noch weitere Maßnahmen nötig. Wir haben die wichtigsten 10 To Dos für die letzten Tage vor dem Urlaub gesammelt:

1. Stellvertreter bestimmen und Aufgaben besprechen

Der Kollege, der die Urlaubsvertretung übernimmt, wird vorher gebrieft. Welche Regelaufgaben gibt es zu erfüllen? Welche Wartungsaktivitäten gibt es, die noch nicht automatisiert sind? Was sind typische “Zickereien” im SAP System. Dieser Stellvertreter sollte auch der einzige Kollege sein, der die private Handynummer bekommt. Die wird natürlich nur im Notfall angerufen. Was ein Notfall ist, sollte im Vorhinein auch abgeklärt werden.

2. Anleitung für Ticketerstellung bei SAP

Gibt es eine aktuelle Anleitung, um bei SAP ein Ticket zu erstellen? Das mag sich zwar im ersten Moment trivial anhören, aber da SAP in den letzten Jahren das Supportsystem öfter überarbeitet hat, können auch hier Stolpersteine auftreten. Deshalb: Besser gründlich vorbereiten, sodass sich die Kollegen auch selber helfen können.

3. Anleitung für Ticketerstellung beim Hoster

Wenn das firmeneigene SAP System nicht selber, sondern von einem Dienstleister gehostet wird, sollte auch hierfür eine Info hinterlegt werden. Die Kollegen können dann im Falle eines Problems den technischen Support beim Hoster anfragen.

4. Anleitung “Wie komme ich an ein Admin-Passwort für den Notfall?”

Wichtiges Thema: Passwörter. Gibt es eine Liste mit Zugangsdaten für alle Anwendungen, die wichtig werden könnte, wenn ich nicht da bin? Hier sollte auch überprüft werden, ob all die Accountdaten aktuell sind. Dem Stellvertreter bzw. den Führungskräften sollte diese Liste auf jeden Fall zugänglich gemacht werden. Noch besser ist es natürlich, wenn man gleich ein Notfallbenutzerkonzept etabliert.

5. Anleitung für Neustart des SAP erstellen

“Have you tried turning it off an on again?” – der bekannte Spruch aus der Sitcom “The IT Crowd” kann so manches Mal zutreffen. Deshalb sollte auch eine Anleitung für den Neustart des SAP Systems bereitgestellt werden. Stromausfälle oder Störungen können jederzeit auftreten und dafür muss das System nur wieder hochgefahren werden. Das sollte kein Grund für einen störenden Anruf sein. Hilfreich kann es sein, Spezialthemen wie zickige Queues nach dem Neustart mit zu erwähnen, sodass die Kollegen auch auf diese reagieren können.

6. Abwesenheitsnotiz einstellen

Eigentlich selbstverständlich, aber trotzdem sollte man unbedingt eine Abwesenheitsnotiz im jeweiligen Mailsystem hinterlassen. Hier sollte nicht nur stehen, von wann bis wann man nicht erreichbar ist, sondern auch, wer Stellvertreter ist und wie man diesen erreicht.

7. Eventuelle Regeltermine für Urlaubszeit absagen

Bevor es in den Urlaub geht, sollte der Kalender gecheckt werden. Gibt es feste Termine, die abgesagt oder verschoben werden müssen? Für die Kollegen ist es nur hilfreich, wenn sie vorher Bescheid wissen.

8. Rufnummern der Hardware-Partner bereitstellen

Zulieferer, die für Hardware und Netzwerke zuständig sind, helfen im Falle eines Problemes. Wie diese zu erreichen sind und wer für was zuständig ist, sollte ebenfalls vorher weitergegeben werden. Wichtig: Kundennummern und Vertragsnummern am besten auch bereitstellen.

9. Offene Tickets zuweisen

Clean your inbox: Wer mit einem Ticketsystem arbeitet kann zwei Dinge tun. Entweder, die Tickets an die Kollegen zuweisen oder versuchen noch möglichst viele Tickets vor der Auszeit zu bearbeiten. Dabei sollte auch eine Info an den jeweiligen User bzw. Kunden gehen, sodass dieser Bescheid weiß, ob sein Ticket bearbeitet wird oder sich die Bearbeitung noch etwas hinzieht. Falls es in der Abwesenheit zu fälligen Fristen kommt, sollte derjenige Stellvertreter auch unbedingt darüber informiert werden, sodass es zu keinen Ausfällen kommen kann.

10. Zugriff auf zentrales Postfach an Stellvertreter

Zuletzt sollte sichergestellt sein, dass andere auf die entsprechenden Support-Postfächer zugreifen können. Wenn es zentrale Support-Postfächer gibt, sollten diese in der Abwesenheit auch bearbeitet werden. Damit das funktioniert, sollte man die entsprechenden Zugangsberechtigungen vorher einstellen.

(11.) Und zuletzt:

Strohhut tragen und Urlaubsstimmung verbreiten, damit allen klar wird: bald ist Urlaub. Was gehört für euch noch auf die Urlaubscheckliste? Ich freue mich über eure Anregungen!

PS: Und wenn Arbeit noch übrig geblieben ist, können wir auch Urlaubsvertretungen vermitteln: SAP Berater für Berechtigungen und SecuritySAP Berater für Basis 🙂

Tobias Harmes

Mein Name ist Tobias Harmes und ich bin SAP Basis & Security Experte, Speaker und Herausgeber von RZ10.de. Ich helfe anderen dabei, Unternehmensdaten und Geschäftsprozesse in SAP wirksam abzusichern.

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