Herausforderungen und Best Practices in der SAP Benutzerverwaltung – Papieranträge
Autor: Jonas Krüger | 17. Mai 2021
Eine effiziente Benutzerverwaltung braucht offizielle Anträge und Prozesse für neue Berechtigungsvergaben. Doch wie sollten diese aussehen? Typische Fehler und unsere Best Practices erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Warum sind formale Anträge und Prozesse wichtig?
Formale Anträge sind für neue Berechtigungsvergaben notwendig, um reibungslose Prozesse in der Benutzerverwaltung sicherzustellen. Nur so kann garantiert werden, dass der Antrag vollständig, pünktlich und unter Einbeziehung des Data Owners eingereicht wurde. Dadurch werden bereits viele typische Fehler, wie etwa Fehlberechtigungen vermieden.
Obwohl die inhaltlichen Vorgaben für den Antrag und den Prozessablauf festgelegt wurden, stehen viele Unternehmen im weiteren Verlauf erneut vor Hürden. Diese ergeben sich durch das gewählte Medium der Antragsstellung. Sei es in Word oder sogar handschriftlich – die falsche technische Umsetzung führt zu einigen vermeidbaren Fehlern in der Benutzerverwaltung.
Die Folgen von Papieranträgen
In der Praxis erleben wir einige Unternehmen, die noch mit Papieranträgen per Hauspost arbeiten. Spätestens in Zeiten von Home-Office fällt das als ein Problem auf, das technisch umgangen werden muss. Doch wer dann auf Anträge zurückgreift, die bei Word verfasst und per Mail verschickt werden, steht immer noch denselben Schwierigkeiten gegenüber.
Leserlichkeit und Unvollständigkeit
Bei handschriftlichen Anträgen besteht immer das Risiko mangelnder Leserlichkeit. Das kann zu Missverständnissen, Informationslücken oder notwendigen Nachfragen führen, die den Berechtigungsprozess verlangsamen. Doch auch bei manuell abgetippten Anträgen können Fehler passieren. Darunter sind nicht nur missverständliche Ausdruckweisen oder bedeutungsändernde Rechtschreibfehler zu verstehen. Beim Ausfüllen eines leeren Word-Dokuments können auch inhaltliche Aspekte schnell vergessen werden, die dann im Antrag fehlen.
Stockende Weitergaben
Sowohl bei Papieranträgen als auch bei E-Mails kommt es vor, dass Anträge an einem Mitarbeiter hängenbleiben und nicht rechtzeitig weitergeleitet werden. Ist beispielsweise jemand im Urlaub, verzögert sich der gesamte Prozess, bis die Person wieder im Büro ist. Das ist besonders dann ungünstig, wenn andere Prozessbeteiligten ihren Part in der Zwischenzeit bereits hätten erledigen können.
Keine zentrale Übersicht
Mit den stockenden Weitergaben geht auch einher, dass eine zentrale Übersicht über den Stand des Prozesses fehlt. Da der Antrag nur auf einem Schreibtisch oder in einem Posteingang liegt, sind alle anderen Prozessbeteiligten über das Vorgehen nicht ausreichend informiert. Das kann im schlechtesten Fall dazu führen, dass auch das Verantwortungsbewusstsein für den Prozess hin und her geschoben wird.
Unklare Genehmiger
Ein häufiges Problem bei dieser Art von Antrag ist, dass vorher nicht feststeht, wer der Genehmiger ist. Gibt es dafür keine spezielle Vorgabe auf dem Papier, landet der Antrag beispielsweise beim falschen Mitarbeiter und erhält schließlich nicht die eigentlich benötigte Unterschrift. Dadurch wird der gesamte Prozess ungültig.
Viele manuelle Aktivitäten und lange Durchlaufzeiten
Sei es per Papierantrag oder per Mail: in beiden Fällen ist ein hoher manueller Aufwand gefragt. Manuelle Aktivitäten tendieren grundsätzlich zu einer höheren Fehlerquote. Außerdem nehmen sie deutlich mehr Zeit in Anspruch als digitale Vorgehensweisen oder automatisierte Prozesse. Das erzeugt längere Durchlaufzeiten und weitere Kosten für das Unternehmen.
Die Best Practices für korrekte Anträge
Unsere Empfehlung für erfolgreichere Antragsstellungen sind digitale Anträge mit vorgefertigten Feldern, eindeutig festgelegten Genehmigern und dokumentierten Freigaben. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, ob alle Informationen enthalten sind und offiziell geprüft wurden. Am besten gelingt das mit einer automatisierten Benutzerverwaltung in Form eines Identity Managements, da so manuelle Fehler vermieden werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie auch in unserem Webinar “Zur automatisieren Benutzerverwaltung mit Identity Management“. Sollten Sie Fragen oder Beratungsbedarf zum Thema haben, schreiben Sie uns gerne eine Mail an info@rz10.de.
