S/4HANA Lizenzen: Was sich bei (fast) allen SAP-Kunden ändert – mit Luca Cremer

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Was genau ändert sich bei der S/4HANA-Lizenzierung – und warum betrifft das so viele SAP-Kunden?

Die größte Veränderung bei der S/4HANA-Lizenzierung ist der Wechsel von der nutzungsbasierten Lizenzierung hin zu einer berechtigungsbasierten Lizenzierung. Während früher die tatsächliche Nutzung des Systems – also die Anzahl der Transaktionen oder Funktionen, die ein User ausgeführt hat – entscheidend war, wird zukünftig berücksichtigt, was ein User im System tun darf.

Diese Umstellung betrifft nahezu alle SAP-Kunden, da jeder User in der Regel mit spezifischen Berechtigungen ausgestattet ist. Die Berechtigungen sind die Grundlage für die Lizenzierung, unabhängig davon, ob sie tatsächlich genutzt werden. Diese Änderung hat einen großen Impact für Unternehmen, da sie zu deutlich höheren Lizenzkosten führen kann, wenn nicht rechtzeitig angepasst wird.

Wie hat die User-Vermessung bisher funktioniert – und was bedeutet die Umstellung konkret?

Bisher wurden SAP-Lizenzen basierend auf der tatsächlichen Nutzung des Systems vergeben. SAP hat ermittelt, welche Transaktionen und Funktionen von den Nutzern aufgerufen wurden und nach dieser Nutzung eine Lizenz zugewiesen.

Luca macht deutlich, dass sich dies mit der Umstellung auf die berechtigungsbasierte Vermessung ändert. Nun wird überprüft, welche Berechtigungen einem User zugewiesen sind. Ein User, der theoretisch die Berechtigung hat, kritische Änderungen im System vorzunehmen, wird auch dann in eine teurere Lizenzkategorie eingestuft, wenn er diese Berechtigungen nie nutzt.

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Für wen ist diese Änderung besonders wichtig – und gibt es auch Unternehmen, die gar nicht betroffen sind?

Diese Änderung betrifft vor allem Unternehmen mit vielen Nutzern und komplexen Berechtigungsstrukturen, da hier schnell Überlizenzierungen auftreten können. Luca Cremer hebt hervor, dass besonders Unternehmen mit einer großen Anzahl an Usern, die Zugriff auf verschiedene Systemfunktionen haben, von dieser Umstellung betroffen sind.

Es gibt keine wirklichen Ausnahmen, da diese Veränderung für alle SAP-Kunden relevant ist, die auf S/4HANA umstellen oder es bereits nutzen. Auch wenn die Auswirkungen je nach Unternehmensgröße unterschiedlich sein können, sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, das neue Modell zu berücksichtigen.

Wie finde ich als Unternehmen heraus, welchen Lizenzvertrag ich habe und warum kann diese Umstellung zu deutlich höheren Lizenzkosten führen?

Die Herausforderung für viele Unternehmen besteht darin, ihren genauen Lizenzvertrag zu ermitteln, den sie mit SAP abgeschlossen haben. Diese Informationen sind nicht direkt im System hinterlegt und können nur durch einen Blick in die Vertragsunterlagen im Einkauf oder Lizenzmanagement nachverfolgt werden.

Ein häufiges Problem tritt auf, wenn neue Verträge abgeschlossen werden, ohne dass die Folgen der Umstellung auf die berechtigungsbasierte Lizenzierung vollständig berücksichtigt werden. Unternehmen können dadurch in eine Überlizenzierung geraten, wenn sie nicht wissen, wie die Berechtigungen und Lizenzen richtig zusammenhängen. Besonders problematisch wird es, wenn Limited User, die bisher eine günstige Lizenz hatten, aufgrund neuer Berechtigungszuweisungen plötzlich in eine teurere „Professional“-Lizenz fallen. Dies kann zu unerwartet höheren Lizenzkosten führen, da mehr Lizenzen nachgekauft werden müssen als ursprünglich geplant.

Neue Vermessungsmethodik mithilfe des Star-Reports

Die neue Lizenzvermessung bei S/4HANA erfolgt mit dem Star-Report – einem Werkzeug, das die Berechtigungen der Nutzer überprüft und den entsprechenden Lizenztyp ermittelt. Statt der bisherigen nutzungsbasierten Vermessung wird nun die Zuweisung von Berechtigungen berücksichtigt. Der Report zeigt auf, welche Berechtigungen zu welcher Lizenz führen und hilft Unternehmen, ihre Lizenzsituation zu überprüfen. Der Star-Report kann über den SAP Hinweis 3113382 selbstständig heruntergeladen und überprüft werden und ermöglicht so eine schnelle Optimierung der Lizenzen.

Auswertung mit dem STAR Service

Praxisbeispiele: Positive und negative Erfahrungen bei der S/4HANA-Lizenzumstellung

Im Podcast berichtet Luca von gemischten Erfahrungen bei der Umstellung auf das neue S/4HANA-Lizenzmodell. In einem positiven Fall hatte ein großes Unternehmen frühzeitig auf die Veränderungen reagiert und durch die regelmäßige Optimierung der Berechtigungen seine Lizenzkosten gesenkt. Es gelang ihnen, die Überlizenzierung zu vermeiden und die Umstellung effizient zu gestalten.

Im negativen Fall ist ein mittelständisches Unternehmen die Umstellung nicht rechtzeitig angegangen. Ohne regelmäßige Berechtigungsprüfungen wurden viele Nutzer unabsichtlich in teurere Lizenzkategorien hochgestuft, was zu erheblichen Kostensteigerungen führte. Erst nachträglich konnte das Unternehmen die Situation durch den Star-Report anpassen und Kosten einsparen.

Eine frühzeitige und gezielte Überprüfung der Berechtigungen ist der Schlüssel, um unerwartete Lizenzkosten zu vermeiden und eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

Sofortmaßnahmen für Unternehmen – Empfehlungen von Luca Cremer

Für Unternehmen, die vor der Lizenzumstellung stehen, empfiehlt Luca, sofort den Star-Report zu nutzen, um die Berechtigungen zu überprüfen und Quick Wins wie das Entfernen unnötiger Berechtigungen umzusetzen. So lassen sich potenzielle Kostensteigerungen vermeiden.

Unternehmen, die bereits umgestellt haben, sollten regelmäßig ihre Berechtigungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen, um Überlizenzierungen zu verhindern. Eine enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen ist wichtig, um sicherzustellen, dass nur notwendige Berechtigungen zugewiesen werden.

Hilfe im Lizenz-Dschungel: S/4HANA-Lizenzsprechstunde

Luca und sein Team haben die Lizenzsprechstunde und auch eine umfassende Beratung zur Optimierung von Berechtigungen entwickelt, um Unternehmen gezielt bei der Umstellung auf das neue S/4HANA-Lizenzmodell zu unterstützen. Die Lizenzsprechstunde hilft Ihnen, die Lizenzsituation zu analysieren und Quick Wins wie die Optimierung von Berechtigungen zu erzielen. Mit dem Star-Report identifizieren sie potenzielle Kostenfallen und bieten praktikable Lösungen, um Überlizenzierungen zu vermeiden.

Fazit

Die Umstellung auf das neue S/4HANA-Lizenzmodell stellt SAP-Kunden vor neue Herausforderungen, da die Lizenzierung nun berechtigungsbasiert statt nutzungsbasiert erfolgt. Mit dem Star-Report und einer frühzeitigen Berechtigungsüberprüfung können Unternehmen ihre Lizenzsituation gezielt optimieren und unnötige Kosten vermeiden. Wie im Podcast erläutert, gilt: Wer proaktiv handelt und die Berechtigungen regelmäßig prüft, sichert sich langfristig eine effiziente und rechtssichere Lizenzierung.

Sie sind von der Umstellung auf das neue System der S/4HANA Lizenzen betroffen oder haben offene Fragen? Unsere Experten helfen Ihnen, Berechtigungen zu prüfen, Kostenfallen zu vermeiden und Ihre Lizenzkosten langfristig zu senken. Schreiben Sie uns dazu gerne eine Mail an info@rz10.de.