Einstieg in SuccessFactors für SAP Admins

Autor: Tobias Harmes | 24. April 2020

1 | #podcast, #story

SuccessFactors ist für die meisten SAP Basis Admins eher unbekanntes Terrain. Mit Maximilian Franzkowiak, Bereichsleiter SuccessFactors bei der mindsquare, und Shawn Sweeney, Senior Experte für SuccessFactors und SAP HCM, spreche ich über SuccessFactors und die Anbindung von der SAP Cloud Lösung an das bestehende SAP HCM.

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Was ist SuccessFactors?

SuccessFactors ist ein Modul im Bereich Human Ressource, das sich in SAP HCM integrieren lässt. Es bildet neben der klassischen Mitarbeiterverwaltung auch Themen wie Talentmanagement, Performancemanagement sowie Business Analytics ab. Dabei können beispielsweise Ergebnisse und Ziele aus Mitarbeitergesprächen dokumentiert und transparent festgehalten werden. Zusätzlich können z.B. Lerninhalte online und offline eingestellt werden. Success Factors dezentralisiert den Funktionsumfang von SAP HCM. Die individuellen Möglichkeiten werden so noch stärker auf die einzelnen Mitarbeiter oder Führungskräfte ausgeweitet. Das Look&Feel von SuccessFactors basiert auf Fiori.

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Einstieg in SuccessFactors

Hat man sich im Unternehmen auf den Einsatz von SuccessFactors geeinigt, gibt es oft zwei verschiedene Strategien zur Umsetzung. Zum einen wird das SAP HCM komplett durch die Cloud Lösung abgelöst, zum anderen wird das HCM weiter für die Mitarbeiterverwaltung wie z.B. für Lohnabrechnungen und Zeitnachweise genutzt und nur der Bereich Talentmanagement mit SuccessFactors bedient. In beiden Fällen sollte man sich zuerst Gedanken um die zukünftige Architektur machen und diese in einem Schaubild darstellen. Bei der Einführung von Success Factors wird automatisch eine komplette Infrastruktur in der Cloud. Für Admins eignet es sich zunächst, eine komplette Aufschlüsselung darüber zu machen, welche neuen Komponenten zum bestehenden System dazugekommen. Im nächsten Schritt geht es dann darum, die beiden Systeme miteinander zu verknüpfen.

Das “typische” Szenario im SAP

Dabei liegt SuccessFactors als “Herz” in der Mitte und fungiert als Datendrehscheibe für die Personalstammdaten. Dann ist die Cloud  Platform Integration ein Modul, welches hinzukommt. Darin sind Services enthalten, die für die technische Umsetzung der Workflows sorgen. Bei der Anbindung an SAP HCM wird zudem der Cloud Connector benötigt. Dieser ist in der Regel noch bei wenigen Kunden im vorhanden. Der Cloud Connector ist idealerweise direkt an das EHP angeschlossen. Das typische Szenario besteht demnach aus den drei Modulen SuccessFactors, Cloud Platorm Integration inklusive der Services und dem SAP Cloud Connector.

Unternehmen gehen mit diesem Szenario also nicht direkt mit all ihren Daten in die Cloud. Viel mehr wird durch den Cloud Connector eine Verbindung zur SuccessFactors-Cloud hergestellt, welches wie eine eigene Website funktioniert und die Daten werden verschlüsselt zwischen Cloud und EHP-System ausgetauscht.

Achtung dabei: Wenn der eigene S-User für die Anbindung verwendet wird, kann es beim nächsten Passwort-Wechsel zu Betriebsunterbrechungen kommen.

Wie aufwändig ist der Einstieg?

Die Grundeinrichtung ist innerhalb weniger Tage aufgestellt. Je nach Komplexität der Systeme oder bei Sonderfällen kann sich die Konfiguration mehrere Wochen hinziehen.

Anmeldesicherheit durch Single Sign-On

Am Anfang war für den Zugriff auf die Website von SuccessFactors die Nutzung von Username und Passwort notwendig. Gerade bei größeren Konzernen gab es dabei Sicherheitsbedenken, zumal im SuccessFactors viele sensible Mitarbeiterdaten liegen. Um das sicherer und skalierbarer zu gestalten, gibt es auch die Möglichkeit Single Sign-On zu nutzen. Bei der Anmeldung wird dann mit dem Active Directory oder dem Identity Authentication Service (IAS) von SAP kommuniziert, dadurch wird die Authentifizierung sichergestellt. Unsere Experten empfehlen auch, von Anfang an auf SSO zu setzen.

Softwarelogistik und Transportwesen

Eine durchgehende Transportschicht mit dreistufiger Systemlandschaft wie aus dem “normalen” SAP Betrieb setzt sich erst langsam durch. Zweistufige Landschaften sind im Betrieb das empfohlene Minimum. Die Synchronisierung zwischen den Stufen erfolgt oft noch über das Wiederholen der Konfiguration, es gibt aber schon Ansätze, Konfigurationen exportierbar und ladbar zu machen.

Berechtigungen & SuccessFactors

Die Berechtigungen in SuccessFactors bestehen aus drei Gruppen. Dafür wird zunächst die Usergruppe definiert: Welche Funktionen haben diese Mitarbeiter (z.B. HR Business Partner, Vorstand, etc.)? Dabei wird lediglich eine reine Personengruppe mit ihrer Tätigkeit bestimmt. Dann wird die eigentliche Rolle, also die ausführende Tätigkeit wie z.B. Basis-Administration oder Personaldatenpflege, definiert. Außerdem gibt es dann noch die Zielpopulation. Die bestimmt, für wen eine Rolle Änderungen durchführen darf. Diese drei Bausteine werden miteinander verbunden. Ein Beispiel: Es gibt die Usergruppe HR Business Partner, der die Berechtigungsgruppe Mitarbeiterdatenpflege zugeordnet wird und die für alle unterstellten Mitarbeiter möglich ist. Den Bausteinen müssen dann nur noch die jeweiligen Mitarbeiter hinzugefügt werden, sodass die Berechtigungsverwaltung in SuccessFactors deutlich bequemer ist als im SAP HCM.

Neue User können vom SAP HCM auch in SuccessFactors übertragen werden. Dabei gibt es zwar kein direktes eingebautes Tool, aber Möglichkeiten zur Automatisierung. Wird der neue User einer Benutzergruppe hinzugefügt, lassen sich diese Berechtigungen vom SAP HCM auch in SuccessFactors automatisch übertragen.

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Gibt es Stolpersteine bei den Berechtigungen?

SuccessFactors bietet ein Pendant zum SAP_ALL für Notfallusermanagement oder für technische User. Hierbei gibt es die Besonderheit, dass man mit dieser Berechtigung zwar ein Objekt anlegen kann, dieses nach dem Speichern aber nicht mehr sieht, weil hier erst erneut die Berechtigung für das Ansehen des Objekts ausgestellt werden muss.


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Tobias Harmes

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Tobias Harmes

Experte, Speaker, Herausgeber rz10.de

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