Spool-Aufträge manuell löschen

Spool-Aufträge mithilfe des Reports RSPO1041 löschen

Im Zuge der Bereinigung des Spool-Bereichs müssen obsolete Spool-Aufträge gelöscht werden. Hierzu verwenden Sie den Report RSPO1041. Führen Sie diesen zunächst mit der Transaktion SA38 aus:

Es erscheint die Eingabemaske zum Löschen alter Spool-Aufträge. In dieser Eingabemaske können nun die Kriterien zum Löschen der Spool-Aufträge festgelegt werden. Diese Kriterien beschreibe ich im Folgenden.

Kriterien zum Löschen von Spool-Aufträgen

Die oberen vier Bereiche in der Eingabemaske beziehen sich auf den Status der zu löschenden Spool-Aufträge:

• Ohne Ausgabeauftrag: Bezieht sich auf alle Spool-Aufträge, für die kein Ausgabeauftrag erstellt wurde.
• In Arbeit: Bezieht sich auf alle Spool-Aufträge, die sich im Status in Arbeit befinden.
• Fertige: Bezieht sich auf alle Spool-Aufträge, die erfolgreich bearbeitet (gedruckt und ggf. archiviert) wurden.
• Fehlerhafte: Bezieht sich auf alle Spool-Aufträge, bei deren Bearbeitung ein Fehler aufgetreten ist.

Zeitangaben

Für jeden Status kann nun einzeln festgelegt werden, ob und für welchen Zeitraum diese gelöscht werden sollen. Hierfür wird der jeweilige Kasten vor dem Status angekreuzt und anschließend eine Zeitangabe in Tagen (älter als … Tage) gemacht. Die Angabe „älter als … Tage“ bezieht sich dann auf alle Spool-Aufträge, die vor dem angegebenen Zeitraum erzeugt wurden. Zusätzlich kann auch angekreuzt werden, dass die Spool-Aufträge gelöscht werden, die veraltet sind. Das wiederum bezieht sich auf alle Spool-Aufträge, die das bei der Erzeugung erstellte Verfallsdatum bereits überschritten haben. Dieses Verfallsdatum beträgt im Standard 8 Tage.

Im darunter liegenden Bereich Kalender kann spezifiziert werden, welche Tage einer Woche für die Berechnung der Angabe „älter als … Tage“ herangezogen werden sollen. Hier wird zwischen allen Tagen oder nur Werktagen unterschieden. In jedem Fall muss ein Werkskalender im Feld Fabrikkalender-ID angegeben werden.

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Im untersten Bereich Weitere Bedingungen können die Kriterien zum Löschen von Spool-Aufträgen weiter eingeschränkt werden:

Hierbei können Sie zunächst Systemname und Mandant eingrenzen. Außerdem lässt sich auch der Erzeuger (Username) der zu löschenden Spool-Aufträge einschränken. Noch genauere Einschränkungen können mithilfe der Kriterien Titel (des Spool-Aufrags), Spool-Auftragsname, Spool-Auftrag (Suffix1), Spool-Auftrag (Suffix2) und Ausgabegerät erzielt werden. Dadurch lassen sich ganz bestimmte Spool-Aufträge filtern:

• Titel: Der Titel, der auf dem Deckblatt des Auftrags erscheinen soll. (Nur verfügbar, wenn das Ausgabegerät das SAP-Standarddeckblatt druckt.)
• Spool-Auftragsname: Dreiteiliger Name eines Spoolauftrags, wobei der Name automatisch vom Spool-System bestimmt wird, kann aber auch vom erzeugenden Benutzer bzw. Programm eingetragen werden. Es gibt keine zwingende Namenskonvention.
• Spool-Auftrag (Suffix): Dieses Feld entspricht laut F1-Hilfe dem Feld Spool-Auftragsname. Ein Spool-Auftrag kann sowohl einen Spool-Auftragsnamen als auch einen Titel besitzen. Ersterer wird automatisch vom Spool-System erzeugt, letzterer muss explizit vom erzeugenden Benutzer bzw. Programm eingetragen werden.
• Ausgabegerät: Langer Name eines Ausgabegerätes. Der lange Name kann bis zu 30 Zeichen umfassen. Beachten Sie Groß-/ Kleinschreibung des Ausgabegeräts.

Nachdem alle Kriterien nach Ihren Wünschen festgelegt wurden, kann der Report ausgeführt (Ausführen – F8) werden und die entsprechenden Spool-Aufträge werden gelöscht. Wenn Sie zunächst nur einen Probelauf durchführen möchten, um zu prüfen, welche Spoolaufträge gelöscht werden sollen, finden Sie unterhalb des Bereiches Kriterien zur Auswahl der zu löschenden Spool-Aufträge noch die Option Nur Protokoll ohne Löschen?

Wie häufig sollten Spool-Aufträge gelöscht werden?

Das oben beschriebene manuelle Vorgehen ist besonders dann sinnvoll, wenn der Spool-Bereich bereits vollgelaufen ist. Eine periodische Einplanung des Löschjobs im Hintergrund ist oft sinnvoller. Es ist in jedem Fall empfehlenswert, die Spool-Aufträge regelmäßig zu löschen, wobei die Häufigkeit vom jeweiligen System abhängig gemacht werden muss. Allerdings sollten Sie bedenken: Je seltener die Spool-Aufträge gelöscht werden, desto länger wird der Löschvorgang dauern und desto eher wird sich dieser auf die Performance des Gesamtsystems auswirken. Folglich sollten Sie Spool-Aufträge regelmäßig und öfter Löschen, da dann mit jedem Löschvorgang auch weniger Spool-Aufträge auf einmal gelöscht werden müssen.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Löschen von Spool-Aufträgen? Führen Sie den Report zum Löschen von Zeit zu Zeit manuell aus oder haben Sie diesen bereits als Job im Hintergrund eingeplant? Ich freue mich auf Ihre Antworten und Kommentare!