Wer auf S/4HANA umstellt, stellt nicht nur sein ERP-System um – sondern oft auch sein komplettes Lizenzmodell. Ob Product Conversion, Contract Conversion oder Cloud der richtige Weg ist, hängt von bestehenden Verträgen, Altlizenzen und der Cloud-Strategie ab. Wer seine Berechtigungen früh prüft, kann unnötige Kosten vermeiden.
S/4HANA-Lizenzmodelle: Warum Unternehmen ihre Lizenzstrategie neu denken müssen
Die Migration nach SAP S/4HANA ist für viele Unternehmen längst keine strategische Option mehr, sondern eine konkrete Planungsaufgabe. Mit dem nahenden Ende der klassischen SAP-ECC-Wartung stellt sich nicht mehr nur die Frage, wann migriert wird, sondern vor allem: wie.
Bei der Umstellung auf S/4HANA spielen insbesondere Contract Conversion und verschiedene Cloud-Szenarien eine zentrale Rolle. Diese Varianten unterscheiden sich nicht nur technisch und organisatorisch. Sie führen auch zu unterschiedlichen Lizenzmodellen, Kostenstrukturen und Vertragsbindungen. Genau hier entstehen häufig Missverständnisse.
Während viele Unternehmen noch aus der Welt der klassischen SAP-Lizenzen kommen, spielen bei S/4HANA zunehmend neue Lizenz- und Berechtigungsmodelle eine Rolle.
Analysieren Sie Ihre SAP-Lizenzstruktur gemeinsam mit den tatsächlich vergebenen Rollen und Berechtigungen – und erkennen Sie, wo unnötige Kosten und Lizenzrisiken entstehen.
Product Conversion: nur noch für Bestandsverträge
Die Product Conversion steht nur noch Unternehmen offen, die die dafür nötige Lizenz bis Mitte 2023 erworben haben. SAP bietet sie seitdem nicht mehr an. Für diese Kunden bleibt es bei der nutzungsorientierten Vermessung. Wer heute plant, entscheidet zwischen Contract Conversion und S/4HANA Cloud.
Contract Conversion: Wechsel in die neue Vertragswelt
Die Contract Conversion ist mehr als eine technische Migration. Sie bedeutet, dass bestehende SAP-Verträge in ein neues Vertragsmodell überführt werden. Dabei werden Altlizenzen bewertet, angerechnet oder abgelöst und durch neue S/4HANA-Lizenzen ersetzt. Im Zentrum steht dabei nicht die gemessene Nutzung, sondern die zugewiesene Berechtigung. Man spricht also von einem berechtigungsorientierten Lizenzmodell.
Was bedeutet berechtigungsorientiert?
Im berechtigungsorientierten Modell zählt, was ein Nutzer laut Rollen und Berechtigungen tun darf – nicht zwingend, was er tatsächlich tut.
Das ist ein entscheidender Unterschied. Ein Anwender, der eine umfangreiche Rolle besitzt, aber nur einen kleinen Teil davon tatsächlich nutzt, kann trotzdem in eine höhere Lizenzkategorie fallen. Für die Lizenzkosten ist also die Berechtigungsstruktur maßgeblich.
Warum ist das relevant?
Viele Unternehmen haben über Jahre gewachsene SAP-Rollen. Häufig enthalten diese Rollen mehr Berechtigungen, als fachlich notwendig sind. In einem nutzungsorientierten Modell war das weniger kritisch, solange bestimmte Funktionen nicht genutzt wurden. Im berechtigungsorientierten Modell kann es dagegen direkt kostenrelevant werden.
Für wen eignet sich die Contract Conversion?
Contract Conversion passt besonders für Unternehmen, die:
- aus bestehenden SAP-ECC-Verträgen kommen
- auf S/4HANA On-Premise oder Private Cloud migrieren möchten
- ihre Altlizenzen in ein neues Vertragsmodell überführen wollen
- eine strategische Neuordnung ihrer SAP-Landschaft planen
- bereit sind, Rollen, Berechtigungen und Lizenzklassifizierung gründlich zu überprüfen
Vorteile
- Bestehende Vertragswerte können in die neue Welt überführt werden
- Der Wechsel auf S/4HANA erfolgt mit klarerem Zielmodell
- Es entsteht die Chance, alte Lizenzstrukturen zu bereinigen
Darauf muss geachtet werden
Ohne vorherige Analyse der Berechtigungen können höhere Lizenzkosten entstehen. Besonders kritisch sind breit geschnittene Rollen, Sammelrollen, historisch gewachsene Berechtigungen und nicht mehr aktive, aber noch lizenzierte Nutzer.
SAP hat den Anrechnungsfaktor 2023 auf 80 Prozent der Wartungsbasis gesenkt und reduziert ihn seit 2024 jedes Jahr um weitere zehn Prozentpunkte. Wer die Umstellung aufschiebt, bekommt also immer weniger von seinen Altlizenzen angerechnet.
S/4HANA Cloud, RISE und GROW: Subskription als Zielmodell
Mit RISE with SAP und GROW with SAP positioniert SAP den Wechsel in die Cloud als strategisches Zielbild. Unternehmen beziehen dabei nicht mehr nur Softwarelizenzen, sondern ein umfassenderes Paket aus Software, Infrastruktur, Betriebselementen und Services. Auch hier gilt das berechtigungsorientierte Subskriptionsmodell.
RISE with SAP richtet sich vor allem an Bestandskunden und größere Unternehmen, die ihre bestehende SAP-Landschaft in Richtung S/4HANA Cloud transformieren wollen. Häufig geht es um komplexe Systemlandschaften, bestehende Prozesse und eine Migration in die Private Cloud.
GROW with SAP richtet sich stärker an Unternehmen, die neu oder standardisierter in S/4HANA Cloud einsteigen wollen. Der Fokus liegt stärker auf Public Cloud, Best Practices und schneller Implementierung.
Lizenzlogik bei S/4HANA Cloud
Im Cloud-Modell wird üblicherweise nicht mehr dauerhaft gekauft, sondern für eine definierte Laufzeit abonniert. Je nach Vertrag entstehen dadurch mehrjährige Subskriptionsbindungen. Die Kosten werden damit zu laufenden Betriebsausgaben.
Die Lizenzierung orientiert sich an den zugewiesenen Nutzerberechtigungen und an den vereinbarten Nutzungsumfängen. Dadurch wird die regelmäßige Kontrolle von Rollen und Berechtigungen noch wichtiger.
Für wen eignet sich S/4HANA Cloud?
S/4HANA Cloud eignet sich besonders für Unternehmen, die:
- strategisch in Richtung Cloud gehen
- Investitionen in eigene Infrastruktur reduzieren möchten
- Standardisierung akzeptieren oder aktiv anstreben
- ein planbares Subskriptionsmodell bevorzugen
- mittelfristig Betriebsverantwortung auslagern wollen
- sich auf eine mehrjährige Vertragsbindung einstellen können
Vorteile
- Modernes Betriebsmodell mit klarer Cloud-Strategie
- Planbare laufende Kosten über die Vertragslaufzeit
- Zugang zu aktuellen SAP-Innovationen und standardisierten Prozessen
- Weniger Verantwortung für technische Infrastruktur
Risiken
Die Bindung an das Subskriptionsmodell ist langfristig. Wer zu viele Berechtigungen vergibt oder Nutzer falsch klassifiziert, trägt diese Mehrkosten über mehrere Jahre. Anpassungen sind möglich, aber oft nur innerhalb der vertraglich vereinbarten Logik.
S/4HANA-Lizenzmodelle: Welcher Weg passt zu wem?
Die Contract Conversion eignet sich für Bestandskunden, die ihre SAP-Verträge neu ordnen und auf S/4HANA überführen wollen. Sie ist sinnvoll, wenn Altlizenzen berücksichtigt werden sollen, zugleich aber ein neues Zielmodell benötigt wird. Voraussetzung ist eine sorgfältige Analyse der Rollen und Berechtigungen.
Unternehmen profitieren von S/4HANA Cloud mit RISE oder GROW, wenn sie strategisch auf die Cloud setzen, Standardisierung akzeptieren und eine mehrjährige Subskriptionslaufzeit einplanen. Besonders sinnvoll ist dieser Weg, wenn sie neben dem ERP-System auch ihr Betriebsmodell und ihre IT-Architektur modernisieren möchten. Voraussetzung ist auch hier eine sorgfältige Analyse der Rollen und Berechtigungen.
Fazit
Die Wahl zwischen Contract Conversion und S/4HANA Cloud ist eine wirtschaftliche Grundsatzentscheidung. Sie bestimmt, ob bestehende Lizenzen weitergenutzt, Verträge neu strukturiert oder Subskriptionen abgeschlossen werden.
Der wichtigste Trend ist klar: Wer heute auf S/4HANA migriert, landet häufig in einem berechtigungsorientierten Modell. Damit werden Rollen, Berechtigungen und Nutzerklassifizierung zu zentralen Kostentreibern. Unternehmen sollten deshalb nicht erst beim Go-Live prüfen, wer welche Rechte besitzt. Die entscheidende Kostenoptimierung beginnt vor der Vertragsunterschrift.
Deshalb lohnt es sich, Lizenzmodell, Nutzerklassifizierung und Berechtigungsstruktur bereits vor der S/4HANA-Migration gemeinsam zu betrachten. So lassen sich unnötige Lizenzkosten frühzeitig erkennen und die spätere Vertragsgestaltung fundierter vorbereiten.
Sie planen den Wechsel auf S/4HANA und möchten Ihre Lizenzsituation frühzeitig prüfen? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer SAP-Lizenzen und Berechtigungen.
