Warum SAP Lizenzen heute ein unterschätzter Kostenfaktor sind

Autor: Max Beckmann | 8. Juni 2026

SAP Lizenzen werden in vielen Unternehmen noch unterschätzt – dabei entwickeln sie sich zunehmend zu einem relevanten Kosten- und Risikofaktor. Besonders dort, wo Berechtigungen, tatsächliche Nutzung und organisatorische Veränderungen nicht sauber zusammenspielen, entstehen schnell unnötig hohe Lizenzkosten.

Cloud-Einführung (RISE & GROW): Hier wird Ihre Kostenbasis festgeschrieben

Mit der Einführung von RISE with SAP oder GROW with SAP verschiebt sich die Logik der Lizenzierung grundlegend. Statt klassischer Lizenztypen errechnet sich der Bedarf über sogenannte Full Usage Equivalents, kurz FUEs. Diese basieren auf den vergebenen Berechtigungen und werden sehr früh im Projekt als feste Baseline definiert.

Lizenzsprechstunde: Beratung zur Optimierung der S/4HANA-Lizenzen

S/4HANA Lizenzsprechstunde: In der wir gemeinsam Ihre aktuelle Lizenzsituation im Zusammenhang mit SAP Berechtigungen analysieren.

Diese Baseline ist keine unverbindliche Schätzung, sondern eine langfristige Verpflichtung. Sie abzusenken ist im Laufe der Vertragsdauer (zwischen 5 und 7 Jahre) keine Option, da sie lediglich nach oben wächst. Genau darin liegt das Risiko.

Wer zu Beginn mit zu vielen oder falsch strukturierten Berechtigungen arbeitet, legt sich damit auf ein dauerhaft höheres Kostenniveau fest. Selbst wenn man später optimiert, bleibt die ursprüngliche Baseline bestehen.

Gleichzeitig bietet genau diese Phase enormes Potenzial. Wer bereits vor und während der Einführung gezielt auf Lizenzoptimierung achtet, kann seine gesamte Kostenstruktur nachhaltig beeinflussen. Es gibt kaum einen Zeitpunkt, an dem sich so viel Geld sparen lässt wie genau hier.

S/4HANA Conversion: Der stille Kostentreiber

Auch bei einer S/4HANA Conversion, insbesondere im Rahmen einer Contract Conversion, wird das Thema häufig unterschätzt. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre bestehenden Lizenzverträge im Wesentlichen übernommen werden. Tatsächlich findet jedoch ein grundlegender Wechsel des Lizenzmodells statt.

Alte Lizenzen werden in neue Lizenztypen überführt, die auf Berechtigungen basieren. Nach der Migration erfolgt eine echte Vermessung im Zielsystem. Dabei zeigt sich, wie die Benutzer tatsächlich eingestuft werden.

Das Problem entsteht, wenn Berechtigungen historisch gewachsen und nicht optimiert sind. In diesem Fall landen viele Nutzer automatisch in teuren Lizenzkategorien wie Professional oder Developer. Das daraus resultierende Delta muss nachlizenziert werden – und es wird ein Delta entstehen.

In der Praxis führt das regelmäßig zu erheblichen Nachkäufen. Projekte, die technisch sauber umgesetzt wurden, werden im Nachgang zu finanziellen Problemfällen – einfach, weil die Lizenzierung nicht aktiv gesteuert wurde.

Webinar: S/4HANA Migration: Berechtigungen, Lizenzen, Einsparpotenziale

Mit der Migration auf SAP S/4HANA drohen vielen Unternehmen unnötige Lizenzkosten und Compliance-Risiken. Doch mit der richtigen Vorbereitung lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen.

Genau deshalb entscheidet nicht nur die Migration über den Projekterfolg, sondern auch der Umgang mit Berechtigungen und Lizenzstruktur.

Wachstum und Veränderungen: Der schleichende Kosteneffekt

Auch ohne große Transformationsprojekte kann das Thema schnell relevant werden. Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark sich Wachstum auf ihre Lizenzkosten auswirkt.

Neue Standorte, die Integration weiterer Gesellschaften oder die Einführung neuer Benutzergruppen führen dazu, dass sich die Nutzung des Systems verändert. Gleichzeitig bleiben die Berechtigungen oft zu generisch oder werden nur erweitert, ohne hinterfragt zu werden.

Das Ergebnis ist ein schleichender Effekt: Neue Benutzer werden automatisch zu hoch lizenziert, und die Kosten steigen mit jedem Wachstumsschritt überproportional an.

Besonders deutlich wird das in Szenarien wie der Auflösung von Shared Usern oder der Einführung neuer Geräte- und Benutzerklassen. Was fachlich sinnvoll ist, führt ohne Steuerung schnell zu erheblichen Mehrkosten.

Cloud-Produkte: Der unterschätzte Einstieg ins neue Lizenzmodell

Viele Unternehmen, die sich noch im alten Lizenzmodell befinden, fühlen sich zunächst nicht betroffen. Doch diese Sicherheit ist trügerisch.

Sobald neue Cloud-Lösungen wie SuccessFactors, Ariba oder Concur eingeführt werden, kommt es zwangsläufig zu neuen Vertragsverhandlungen. Und genau hier nutzt SAP häufig die Gelegenheit, Kunden in das neue Lizenzmodell zu überführen.

Das bedeutet: Auch ohne große Transformation kann das Thema plötzlich auf den Tisch kommen – allerdings zu einem Zeitpunkt, an dem die eigene Verhandlungsposition oft schwächer ist als notwendig.

Auch nach der Migration bleibt das Thema relevant

Ein häufiger Denkfehler ist die Annahme, dass das Thema nach der Migration abgeschlossen ist. Tatsächlich beginnen viele Optimierungspotenziale erst im laufenden Betrieb sichtbar zu werden.

Berechtigungen entwickeln sich weiter, neue Prozesse entstehen und Benutzer werden nach und nach anders genutzt als ursprünglich vorgesehen. Gleichzeitig fehlt in vielen Unternehmen ein strukturierter Steuerungsmechanismus für die Lizenzvergabe.

Die Folge ist, dass sich ineffiziente Strukturen im Laufe der Zeit verfestigen. Untersuchungen und Projekterfahrungen zeigen, dass ein Großteil der Unternehmen mehr und teurere Lizenzen nutzt als tatsächlich erforderlich wäre.

Gerade in wachsenden Organisationen entstehen hier oft Einsparpotenziale, die mit relativ gezielten Maßnahmen gehoben werden können.

Fazit: Für wen ist das Thema wirklich relevant?

Die ehrliche Antwort ist: für fast jedes Unternehmen. Denn wer eine Migration plant, befindet sich ohnehin in einer kritischen Phase. Wer sich bereits im neuen Lizenzmodell befindet, trägt dauerhaft ein Optimierungsrisiko. Und selbst Unternehmen im alten Modell werden durch neue Produkte und Vertragskonstellationen früher oder später mit der Realität des neuen Lizenzansatzes konfrontiert.

SAP Lizenzen sind damit kein optionales Optimierungsthema mehr, sondern ein integraler Bestandteil von IT- und Kostenstrategie. Wer frühzeitig handelt, behält die Kontrolle über seine Kosten. Wer zu spät reagiert, zahlt meist den Preis für Entscheidungen, die längst getroffen wurden.

Sie benötigen Unterstützung beim Thema Lizenzen und wünschen sich eine Einschätzung, was Sie in Ihrem Lizenzmodell optimieren können? Melden Sie sich gerne unverbindlich per Mail an info@rz10.de.