SAP-Lizenzmanagement mit S/4HANA, RISE & Berechtigungen – mit Yannick Rech
Autor: Tobias Harmes | 3. Juli 2026
Drohen durch Ihre SAP-Berechtigungen unerwartete Lizenzkosten? Mit S/4HANA und RISE with SAP hat sich das SAP-Lizenzmanagement grundlegend verändert. Im SAP-IT-Podcast spreche ich mit Yannick Rech, Managing Security Consultant bei mindsquare, darüber, welche Auswirkungen die neuen Lizenzmodelle auf Unternehmen haben und wie sich kostspielige Überraschungen bei der Vermessung von Lizenzen vermeiden lassen.
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Status quo: Warum SAP-Lizenzen aktuell wieder im Fokus stehen
SAP-Lizenzen galten lange Zeit als eher administratives Thema. Mit den zahlreichen S/4HANA– und RISE-Migrationen hat sich das jedoch geändert. Viele Unternehmen beschäftigen sich aktuell erstmals intensiv mit den neuen Lizenzierungsmodellen und deren Auswirkungen auf ihre bestehende SAP-Landschaft.
Gleich zu Beginn des Podcast erklärt Yannick Rech, dass vor allem die laufenden Transformationsprojekte der Grund dafür sind, warum das Thema derzeit so präsent ist. Wer auf S/4HANA migriert oder den Wechsel zu RISE with SAP plant, kommt früher oder später mit den neuen Lizenzierungsregeln in Berührung. Dabei geht es längst nicht mehr nur um die Anzahl der Benutzer im System. Vielmehr spielen heute Berechtigungen und Rollen eine entscheidende Rolle bei der Bewertung von Lizenzen.
S/4HANA Lizenzsprechstunde: In der wir gemeinsam Ihre aktuelle Lizenzsituation im Zusammenhang mit SAP Berechtigungen analysieren.
Paradigmenwechsel bei Lizenzen von SAP: Berechtigungen statt tatsächlicher Nutzung
Ein zentraler Punkt in diesem Kontext ist außerdem die Frage, wie sich die SAP-Lizenzierung in den vergangenen Jahren verändert hat. Yannick erklärt, dass bei klassischen SAP-Systemen lange Zeit vor allem betrachtet wurde, was Anwender tatsächlich im System getan haben. Die Zuordnung von Lizenztypen erfolgte häufig auf Basis der tatsächlichen Nutzung oder anhand der jeweiligen Rolle eines Mitarbeiters.
Mit den aktuellen S/4HANA-Lizenzmodellen hat sich dieser Ansatz grundlegend verändert. Heute wird nicht mehr primär bewertet, welche Transaktionen ein Benutzer tatsächlich ausführt. Stattdessen steht die Frage im Mittelpunkt, welche Aktivitäten ein Benutzer aufgrund seiner Berechtigungen theoretisch durchführen könnte. Genau darin liegt für viele Unternehmen die größte Umstellung. Selbst wenn bestimmte Funktionen nie genutzt werden, können die entsprechenden Berechtigungen bereits dazu führen, dass ein Benutzer einer höheren Lizenzkategorie zugeordnet wird.
Weniger Lizenztypen, aber neue Herausforderungen
Yannick erläutert außerdem, dass SAP die Anzahl der Lizenztypen deutlich reduziert hat. Statt zahlreicher Lizenzkategorien gibt es heute im Wesentlichen die Typen Developer, Professional, Functional und Productivity. Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch weiterhin in der korrekten Zuordnung der Benutzer auf Basis ihrer Berechtigungen.
Wie die neue Vermessung von Lizenzen funktioniert
Eine zentrale Rolle spielt dabei der sogenannte STAR-Report. Mit diesem Werkzeug können Unternehmen ihre Benutzer- und Berechtigungslandschaft analysieren und ermitteln, welche Lizenztypen für die einzelnen Anwender erforderlich sind. Grundlage dafür ist ein von SAP bereitgestelltes Regelwerk. Dieses definiert, welche Berechtigungen zu welcher Lizenzkategorie führen. Besonders wichtig: Dieses Regelwerk wird regelmäßig aktualisiert.
In der Praxis führen viele Unternehmen eine Analyse durch und gehen anschließend davon aus, dass die Ergebnisse langfristig gültig bleiben. Da SAP die Regeln jedoch regelmäßig anpasst, kann dieselbe Berechtigungslandschaft zu einem späteren Zeitpunkt anders bewertet werden. Deshalb sollte Lizenzmanagement nicht als einmalige Aufgabe verstanden werden, sondern als kontinuierlicher Prozess.
Wer von den neuen Regeln betroffen ist
Von den neuen Lizenzierungsregeln betroffen sind vor allem Unternehmen, die in den vergangenen Jahren auf S/4HANA migriert sind oder aktuell eine Migration durchführen. Dabei unterscheidet SAP zwischen verschiedenen Umstellungsszenarien. Frühere S/4HANA-Kunden konnten teilweise über eine sogenannte Product Conversion beim bisherigen Lizenzmodell bleiben. Für viele neuere Projekte ist dies jedoch nicht mehr möglich. Stattdessen erfolgt eine sogenannte Contract Conversion, bei der die bisherigen Lizenztypen in das neue Lizenzmodell überführt werden. Genau an diesem Punkt entsteht häufig zusätzlicher Lizenzbedarf, da die vorhandenen Lizenzen nicht immer vollständig auf die neue Struktur übertragen werden können.
Das größte Risiko: Das Delta zwischen Projektstart und Go-live
Yannick spricht mehrfach von einem „Delta“ zwischen der ersten Lizenzbewertung und dem späteren Produktivbetrieb. Genau dieses Delta ist häufig die Ursache für unerwartete Nachlizenzierungen.
Zu Beginn eines Projekts wird meist eine erste Analyse durchgeführt. Auf Basis dieser Ergebnisse werden Lizenzen oder FUE-Kontingente kalkuliert. Bis zum Go-live vergehen jedoch oft mehrere Monate, in denen sich Prozesse, Rollen und Berechtigungen verändern. Fachbereiche stellen neue Anforderungen, zusätzliche Funktionen werden benötigt oder bestehende Berechtigungskonzepte angepasst.
Jede dieser Änderungen kann Einfluss auf die spätere Lizenzbewertung haben. Je größer die Veränderungen während des Projekts ausfallen, desto größer wird auch die Abweichung zwischen ursprünglicher Planung und dem tatsächlichen Lizenzbedarf.
RISE with SAP: Warum die Lizenzplanung zur Herausforderung werden kann
Im Gegensatz zu klassischen S/4HANA-On-Premise-Systemen basiert RISE auf einem Subskriptionsmodell. Die Lizenzierung erfolgt dabei über sogenannte Full Use Equivalents (FUEs), die die Grundlage für die spätere Vertrags- und Kostenstruktur bilden.
Das Problem: Die erste Kalkulation erfolgt häufig früh im Projekt. Verändern sich anschließend Prozesse, Rollen oder Berechtigungen, kann der tatsächliche Bedarf deutlich höher ausfallen als ursprünglich angenommen. Hinzu kommt, dass SAP die zugrunde liegenden Regelwerke regelmäßig aktualisiert. Dadurch kann sich die Bewertung einzelner Berechtigungen zwischen Vertragsabschluss und Go-live verändern und der tatsächliche FUE-Bedarf steigen.
Ein Blick dazu in die Praxis: Yannick berichtet von Projekten, bei denen Unternehmen ursprünglich mit einem deutlich geringeren Bedarf gerechnet hatten und nach dem Go-live feststellen mussten, dass erheblich mehr FUEs benötigt werden. Bei klassischen S/4HANA-On-Premise-Systemen zeigt sich die Situation etwas anders: Hier handelt es sich weiterhin um ein Kaufmodell, bei dem fehlende Lizenzen nachgekauft werden müssen. Unabhängig vom Betriebsmodell gilt jedoch, dass die benötigten Lizenzen unmittelbar von den vergebenen Berechtigungen abhängen.
Berechtigungen als direkter Kostenhebel
Bereits einzelne Berechtigungen können erhebliche Auswirkungen auf die spätere Lizenzkategorie haben. Dazu zählen Berechtigungen im Vertriebsumfeld, die dazu führen können, dass Benutzer automatisch in eine deutlich höhere Lizenzklasse eingeordnet werden. Gleichzeitig zeigen solche Beispiele auch das Einsparpotenzial. Werden bestimmte kritische Berechtigungen gezielt auf wenige Key User beschränkt, lässt sich die Anzahl teurer Lizenzen oft deutlich reduzieren.
Damit wird deutlich: Lizenzoptimierung beginnt nicht bei der Anzahl der Benutzer, sondern bei einem durchdachten Berechtigungskonzept.
Wann Unternehmen beim Thema Lizenzen aktiv werden sollten
Yanniks Erfahrung nach sollte das Thema Lizenzierung bereits zu Beginn eines Migrationsprojekts berücksichtigt werden. Ebenso wichtig ist es, die Situation während des Projekts mehrfach zu überprüfen.
Besonders sinnvoll sind Analysen zu drei Zeitpunkten:
- zu Projektbeginn,
- kurz vor dem Go-live,
- unmittelbar nach dem Go-live.
Die erste offizielle Vermessung erfolgt häufig erst zehn bis zwölf Monate nach dem Go-live. Unternehmen sollten diese Zeit aktiv nutzen, um ihre Berechtigungen zu überprüfen und mögliche Optimierungspotenziale zu identifizieren. Wer erst auf die erste Vermessung wartet, riskiert unangenehme Überraschungen und unnötige Nachlizenzierungen.
Fazit
Das Gespräch mit Experte Yannick Rech macht deutlich: SAP-Lizenzierung ist heute eng mit dem Berechtigungsmanagement verknüpft. Insbesondere bei S/4HANA- und RISE-Projekten sollten Unternehmen Lizenzierung frühzeitig mitdenken, um Risiken zu minimieren und unerwartete Kosten nach dem Go-live zu vermeiden.
