S/4HANA-Upgrade: Was SAP-Kunden zur Lizenzumwandlung wissen müssen

Warum ist die Lizenzumwandlung wichtig?

Bei der Migration auf SAP S/4HANA ändern sich nicht nur die technischen Grundlagen, sondern auch das Lizenzmodell. Traditionelle SAP-Lizenzen sind oft nicht direkt auf S/4HANA übertragbar. Eine gründliche Planung der S/4HANA Lizenzumwandlung kann daher nicht nur rechtliche Probleme vermeiden, sondern auch Kosteneinsparungen ermöglichen und Kostenfallen vermeiden. Sorgfältige Prüfungen der Optionen sind daher unerlässlich und sichern den Erfolg des Conversion-Projekts ab.

Unerwartete Mehrkosten durch Umstellung auf berechtigungsbasierte Lizenzierung

Nicht wenige Kunden erleben aktuell bei der Lizenzplanung und -kalkulation für S/4HANA eine böse Überraschung. Denn SAP stellt auch die Vermessungsgrundlage um. Bisher war die tatsächliche Nutzung Grundlage für die Lizenzen. Wer viel im System gemacht hat, benötigte auch eine entsprechende Professional-Lizenz. Mit S/4HANA stellt SAP generell auf die berechtigungsbasierte Lizenzierung um. Das heißt, dass das, was der Benutzer darf über den Umfang der benötigten Lizenz bestimmt. Und die wenigsten SAP-Systeme sind auf minimale Berechtigungen optimiert.

Nur die Lizenzumwandlung als Product Conversion (siehe auch unten) lässt noch eine nutzungsbasierte Vermessung zu, alle anderen Optionen sehen eine berechtigungsbasierte Lizenzierung vor. Wir empfehlen daher dringend im Zuge des S/4HANA-Projekts das Thema Berechtigungen mit in den Projektplan aufzunehmen. Nicht wenige Kunden haben plötzlich bei der Prognose der Lizenzkosten auf Basis der Berechtigungen nur noch Professional-Lizenzen.

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Optionen für die Lizenzumwandlung

Mit der Product Conversion, der Contract Conversion und der SAP S/4HANA Cloud stehen für Umstiegswillige gleich drei Optionen für die S/4HANA Lizenzumwandlung zur Auswahl. Diese eignen sich für verschiedene Zielgruppen.

S/4HANA Lizenzumwandlung: Contract Conversion und Product Conversion

Product Conversion (Produktkonversion)

Die Product Conversion ist die direkte Umwandlung bestehender Lizenzen in äquivalente S/4HANA-Lizenzen. Hierbei werden die aktuellen Nutzungsrechte analysiert und in das neue System übertragen. Bestehende Lizenzen lassen sich also weiterhin nutzen. Allerdings ist hier die Einschränkung zu beachten, dass eine Weiterverwendung nur möglich ist, wenn der Kunde das Produkt “S/4HANA Enterprise Management for ERP customers” bereits lizenziert hat. Seit dem Sommer 2023 ist dieses aber bereits nicht mehr erhältlich. Das schränkt den Nutzerkreis für eine Product Conversion von vornherein ein.

Vorteile:

• Geringer Aufwand, da bestehende Verträge weitgehend erhalten bleiben. Das gilt auch für Sondervereinbarungen.
• Ideal für Unternehmen, die ihre aktuelle Lizenzstruktur nur minimal anpassen möchten.
• Option Lizenzierung auf Basis der Nutzung

Nachteile:

• Weniger Flexibilität bei der Neugestaltung der Lizenzlandschaft.
• Mögliche Ineffizienzen werden übernommen.

Contract Conversion (Vertragskonversion)

Die Contract Conversion bietet die Möglichkeit, den bestehenden Vertrag komplett neu zu gestalten. Es erfolgt eine Umwandlung aller bisherigen Lizenzen in ein Punktekonto, welches sich dann für den Erwerb neuer S/4HANA-Lizenzen verwenden lässt. Der Nutzer beendet die alten Verträge vorzeitig und kann dank des Vertragskonversionsmodells den Kaufpreis zumindest teilweise durch die Anrechnung der Altlizenzen begleichen.

Allerdings ist hier bei der S/4HANA Lizenzumwandlung zu berücksichtigen, wie hoch die Anrechnungsquote ausfällt. Zu Beginn des Modells war es noch möglich, 90 Prozent der Kosten für die Neuinvestition zu decken. Mittlerweile ist dieser Wert auf 70 Prozent gesunken, in Zukunft wird er wahrscheinlich noch weiter fallen.

Vorteile:

• Hohe Flexibilität, da sich Lizenzen neu zusammenstellen lassen.
• Potenzial für Kosteneinsparungen durch Eliminierung nicht genutzter Lizenzen.

Nachteile:

• Höherer Planungsaufwand.
• Erfordert eine genaue Analyse des tatsächlichen Lizenzbedarfs.
• Vorteil fällt geringer aus, je später sich das Unternehmen für die Vertragskonversion entscheidet.

Wichtig: Bei frühzeitiger Planung der Contract Conversion können Unternehmen erhebliche Einsparungen bei der S/4HANA Lizenzumwandlung erzielen. Durch das Neugestalten des Lizenzportfolios lassen sich ungenutzte Ressourcen identifizieren und eliminieren. Schnelles Handeln ist also erforderlich.

SAP S/4HANA Cloud

Die SAP S/4HANA Cloud ist die cloudbasierte Variante von S/4HANA und bietet ein Abonnement-Modell. Das Abonnement ist hier die einzige Lösung, andere Kaufmöglichkeiten für S/4HANA Lizenzen in der Cloud bestehen nicht. Dieses Produkt richtet sich gleichermaßen an Neu- und Bestandskunden, die die S/4HANA Lizenzumwandlung in Betracht ziehen.

Vorteile:

• Geringere Anfangsinvestitionen, automatische Updates und Skalierbarkeit.
• Ideal für Unternehmen, die schnell von neuen Funktionen profitieren möchten.

Nachteile:

• Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter, mögliche Compliance-Bedenken.
• Nicht alle individuellen Anpassungen sind möglich.

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Welche Option passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl der richtigen S/4HANA Lizenzumwandlung hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Unternehmensgröße und -struktur: Große Unternehmen mit komplexen Lizenzlandschaften profitieren oft von der Flexibilität der Contract Conversion.
• Budget und Kosteneffizienz: Wenn Kosteneinsparungen im Vordergrund stehen, ist die Contract Conversion besonders interessant.
• Technologische Anforderungen: Unternehmen, die von Cloud-Vorteilen profitieren möchten, könnten die SAP S/4HANA Cloud wählen.
• Zeitlicher Rahmen: Bei begrenzter Zeit und begrenzten Ressourcen kann die Product Conversion der schnellste Weg sein.

Fazit

Die Migration zu SAP S/4HANA ist mehr als ein technisches Upgrade. Sie erfordert auch eine strategische Neuausrichtung der Lizenzierung. Durch das Verständnis der Unterschiede zwischen Product Conversion, Contract Conversion und SAP S/4HANA Cloud können Unternehmen hier eine informierte Entscheidung treffen. Beginnen Sie also frühzeitig mit der Planung Ihrer S/4HANA Lizenzumwandlung und behalten Sie das Thema berechtigungsbasierte Lizenzierung auf dem Schirm. Eine sorgfältige Analyse und Beratung kann nicht nur rechtliche Sicherheit bieten, sondern auch erhebliche Kosteneinsparungen ermöglichen.