Aus 40 Rollen mach 4: mindsquare optimiert Berechtigungskonzept bei der KOLB Group

Um die S/4HANA-Migration effizient umzusetzen, entschied sich die KOLB Group im Frühjahr 2024 für eine Zusammenarbeit mit mindsquare. Gemeinsam wurde ein individuelles Berechtigungskonzept entwickelt, das sowohl die technischen Anforderungen von S/4HANA erfüllte, als auch die organisatorischen Rahmenbedingungen des Unternehmens berücksichtigte.

Die Umstellung auf SAP S/4HANA gehört für Unternehmen, die SAP einsetzen, derzeit zu den bedeutendsten IT-Vorhaben. Neben der technischen Migration ist es vor allem das Berechtigungsmanagement, das im Zuge dieses Umstiegs genauer betrachtet werden muss. Gerade in gewachsenen SAP-Landschaften entstehen im Laufe der Jahre komplexe, oft schwer wartbare Berechtigungskonstrukte. Diese benötigen mit dem Wechsel auf S/4HANA besondere Aufmerksamkeit, weil hier große Effizienzsteigerungen möglich sind. Genau an diesem Punkt stand auch die HANS KOLB Wellpappe GmbH & Co. KG als Mitglied der KOLB Group aus Memmingen – ein mittelständisches Unternehmen, das in der Produktion von Wellpappenverpackungen tätig ist.

Der Auftraggeber

Die KOLB Group ist ein Familienunternehmen aus Memmingen mit rund 1.200 Mitarbeitern an sechs Standorten in Bayern und Baden-Württemberg. Das Unternehmen ist auf die Produktion und den Vertrieb von Verpackungslösungen aus Wellpappe spezialisiert. Die IT-Infrastruktur spielt eine zentrale Rolle in der Prozesssteuerung. Entsprechend hoch ist der Anspruch an Sicherheit, Transparenz und Effizienz innerhalb der Systeme. KOLB betreibt eine vergleichsweise kleine SAP-Abteilung, weshalb die Verfügbarkeit interner Experten sowie externe Unterstützung für Spezialthemen wie Berechtigungen von strategischer Bedeutung ist.

Firmengelände der KOLB Group | Quelle: KOLB Group

Die Herausforderung

Im Zuge der geplanten S/4HANA-Migration wurde schnell deutlich, dass das bestehende SAP-Berechtigungskonzept nicht mehr zeitgemäß war. Das historisch gewachsene Rollengefüge mit teilweise bis zu 40 Rollen pro Mitarbeiter und insgesamt rund 500 Usern führte zu einer Intransparenz, die die Nachvollziehbarkeit von Zugriffsrechten erschwerte.

Mit der S/4HANA-Migration war nicht nur die technische Umstellung verbunden, sondern auch ein Wechsel zahlreicher Transaktionen, Rollenlogiken und Berechtigungsobjekte. Ein 1:1-Transfer des alten Rollenkonzepts war ausgeschlossen. Stattdessen musste ein komplett neues Berechtigungskonzept entwickelt werden, das sowohl funktional als auch zukunftsfähig ist. Die eventuell angedachte ISO-27001-Zertifizierung machte deutlich, dass auch das Berechtigungswesen professionell dokumentiert und sauber aufgestellt sein muss.

Projektphasen

Zu Beginn der Zusammenarbeit startete im Sommer 2024 ein gemeinsames Vorprojekt. Ziel war es, Transparenz über den IST-Zustand zu gewinnen, Anforderungen zu definieren und eine geeignete Migrationsstrategie zu entwickeln. Hierbei zeigte sich schnell, dass ein ganzheitlicher, sofortiger Neuaufbau mit feingranularen Arbeitsplatzrollen unter den gegebenen Zeit- und Budgetbedingungen nicht umsetzbar sein würde.

Stattdessen entschied man sich für ein zweistufiges Vorgehen. Im ersten Schritt sollte pro Fachbereich jeweils eine sogenannte Key-User-Rolle definiert und technisch umgesetzt werden, da im Projektvorgehen nur die Key User testen sollten und somit keine Aufteilung der Rollen auf einzelne Arbeitsplätze innerhalb jedes Fachbereichs vorgenommen wurde. Diese Rollen sollten zunächst alle relevanten Transaktionen des jeweiligen Fachbereichs abdecken und den Betrieb im neuen S/4HANA-System ermöglichen. Eine genauere Differenzierung der Rollen war von Anfang an für die zweite Projektphase vorgesehen.

Im Zuge der Umsetzung wurden rund zwölf Hauptbereiche identifiziert – darunter die Abteilungen Vertrieb, Logistik, Produktion, Einkauf, Controlling und Finanzen. Für diese wurden auf Basis einer 13-monatigen Auswertung der genutzten Transaktionen aus der ST03N im R/3-System individuelle Rollenprofile erstellt und als Grundlage für den Rollenaufbau genutzt. Dabei kam die von mindsquare empfohlene Xiting Authorization Management Suite (XAMS) zum Einsatz, die bei der Analyse, der Rollenentwicklung und dem Risikomanagement unterstützte.

S/4HANA-Migration mit Neuaufbau des SAP-Berechtigungskonzepts

Michael Jobst, SAP-Berater bei der KOLB Group

“Wir hatten eine tolle Zusammenarbeit. Das Projektmanagement hat dank der wöchentlichen Abstimmungen nahtlos funktioniert. Zudem möchte ich insbesondere die Flexibilität bei mindsquare während der Hypercare-Phase positiv hervorheben. Wenn wir ein Anliegen hatten, wurde sofort flexibel und effizient reagiert. mindsquare ist stets auf unsere Anforderungen eingegangen, und es war beeindruckend zu sehen, was sie auch in kurzer Zeit auf die Beine stellen können.”

Der Go-Live erfolgte wie geplant über das Osterwochenende im April 2025. Während der einmonatigen Hypercare-Phase reagierte mindsquare auf Supportanfragen innerhalb weniger Stunden, um Fehler zügig zu beheben. Zeitgleich fand ein intensiver Wissenstransfer statt. Ziel war es, die SAP-Verantwortlichen bei KOLB zu befähigen, zukünftige Anpassungen eigenständig durchführen zu können.

Nach dem erfolgreichen Go-Live folgten weitere Projekte. Im Fokus stehen die Erweiterung des Berechtigungskonzepts, die Ausdifferenzierung von Rollen auf Arbeitsplatzebene sowie die Verschriftlichung interner Verantwortlichkeiten und Prozesse. Das Projekt versteht sich somit als Grundstein für eine kontinuierlich weiter entwickelbare Berechtigungslandschaft.

Vorteile

Durch die enge Zusammenarbeit zwischen mindsquare und KOLB konnten in kurzer Zeit spürbare Verbesserungen erzielt werden. Besonders hervorzuheben ist die deutliche Reduktion der Komplexität im Berechtigungswesen. Mitarbeiter, die zuvor bis zu 40 Rollen gleichzeitig innehatten, arbeiten heute mit einem deutlich schlankeren Set von meist drei bis fünf klar definierten Rollen. Dies erleichtert nicht nur die Administration, sondern minimiert auch das Risiko von Überberechtigungen.

Fazit

Die erfolgreiche S/4HANA-Migration mit Neuaufbau des SAP-Berechtigungskonzepts bei KOLB unterstreicht, wie wichtig ein individuell angepasstes, schlankes und zukunftsorientiertes Vorgehen bei S/4HANA-Projekten ist. mindsquare hat sich dabei als zuverlässiger Partner erwiesen, der nicht nur fachlich überzeugt, sondern auch durch pragmatische Lösungsansätze, technische Expertise und ein hohes Maß an Flexibilität glänzt.