Anforderungen der DSGVO mit SAP ILM umsetzen

Autor: Jonas Krüger | 16. Juni 2020

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ist auch heute in vielen SAP-Systemen noch nicht vollständig umgesetzt. Viele Unternehmen haben sich zunächst auf HCM und CRM-Systeme konzentriert, da diese die meisten Personendaten enthalten. Doch auch im ERP-System werden personenbezogene Daten verarbeitet und es besteht die gesetzliche Verpflichtung zur Löschung und Archivierung von Daten nach Ablauf von Fristen.

SAP ILM – Information Lifecycle Management

SAP bietet zur Umsetzung der EU-DSGVO das Information Lifecycle Management – kurz ILM – an. Mit Hilfe von SAP ILM können personenbezogene Daten und Dokumente gesperrt, archiviert und auch gelöscht werden. Dafür wird in jedem Unternehmen ein Löschkonzept benötigt, das regelt, welche Daten nach welcher Zeit zu löschen sind. SAP ILM nutzt sogenannte Archivierungsobjekte, um die Regelungen des Löschkonzeptes technisch abzubilden. Darin werden Aufbewahrungs- und Löschfristen für die einzelnen Daten oder Dokumente definiert.

Diese Archivierungsobjekte dienen nicht nur – wie der Name möglicherweise vermuten lässt – für die Archivierung der entsprechenden Daten. Sie dienen ebenfalls zur endgültigen Löschung aus der Datenbank.

Die Löschung der Daten erfolgt dabei in drei aufeinanderfolgenden Schritten:

Vorlaufprogramm: Anhand des definierten Regelwerks werden die zu löschenden Daten ermitteln
Schreibprogramm: Die ermittelten Daten werden in ein Archivverzeichnis geschrieben
Löschprogramm: Die Daten werden von der Datenbank und danach aus dem Archivverzeichnis gelöscht.

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