Wie Sie Ihre SAP Lizenzvermessung optimieren können
Autor: Luca Cremer | 16. Januar 2023
Die jährliche SAP Lizenzvermessung steht an. Das Problem – mittlerweile sind die Lizenzvergaben so undurchsichtig, dass es schnell zu einer Überlizensierung kommen kann. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Struktur in Ihre SAP Lizenzvermessung bringen und Kosten einsparen.
Wieso sollte man sich überhaupt mit der SAP Lizenzvermessung befassen?
Da die SAP sehr oft ihre Lizenzverträge erneuert, stellt die Lizenzvermessung einen jährlich wiederkehrenden Aufwand dar. Jedes Jahr aufs Neue muss der schmale Grat zwischen einer Über- und Unterlizensierung gefunden werden. Oft entstehen dabei vermeidbare Kosten. Diese sind häufig historisch gewachsenen und intransparenten Berechtigungskonzepten geschuldet.
Bis dato gibt nämlich es noch keine „standardisierte“ SAP Lizenz. Kunden der SAP müssen sich aus unterschiedlichsten Lizenzoptionen ein eigenes Berechtigungsportfolio zusammenstellen.
Eine Chance stellt dabei die Migration auf S/4HANA dar. Mit dem Angebot der ERP-Lösung wird eine einheitlichere Lizenzvergabe angestrebt. Dabei steht es den Lizenznehmern frei, ob sie
- eine berechtigungsorientierte Vermessung oder
- eine nutzenorientierte Vermessung
durchführen möchten.
Bei dem Wechsel auf S/4HANA besteht zudem die einmalige Möglichkeit, gekauften Lizenzen wieder loszuwerden. Die Lizenzvergabe basiert auf einer Art Gutschein-System. Die Kunden haben dabei die Chance, bestehende Lizenzen in Coupons umzuwandeln. Mit diesen Coupons lassen sich neue Lizenzen kaufen, die den neuen Berechtigungsanforderungen angepasst werden können.
Über das sogenannte Rekonfigurationsrecht haben auch bestehende S/4HANA-Kunden die Möglichkeit zur nachträglichen Lizenz-Optimierung. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Webinar:
Ansatzpunkte bei der Optimierung der SAP Lizenzvermessung
Einen Überblick über die aktuelle Lizenzvergabe schaffen
Zuallererst ist es sinnvoll sich einen Gesamtüberblick über die vergebenen Lizenzen zu verschaffen. Dabei sollte man sich vor Augen halten, welches SAP Lizenzmodell in Anspruch genommen wird.
Sind einem die Konditionen des Lizenzmodells bekannt, kann man über die Anzahl der vergebenen Lizenzen die aktuellen Kosten bestimmen.
Einsparpotentiale berechnen
Ausgehend von dem Nutzerverhalten oder den Berechtigungsanforderungen der Benutzer kann abgeleitet werden, ob eine Überlizensierung vorliegt. Übersteigen die Berechtigungen einzelner Nutzer die Stellenanforderungen, kann man ein geeigneteres Berechtigungskonzept entwerfen.
Das Einsparpotential ergibt sich aus dem Vergleich des vorherigen mit dem neu entwickelten Berechtigungskonzept.
Vereinfachung der jährlichen SAP Lizenzvermessung
Neben der systematischen Verwaltung von SAP Lizenzen erweist sich der Umstieg auf S/4HANA als eine deutliche Vereinfachung. Wie bereits erwähnt, gibt es bei der Migration viele nutzbare Einsparpotentiale für SAP Kunden.
Bestehende Lizenzverträge verbessern
Erfahrungen zeigen immer wieder, dass bestehende Lizenzverträge nachträglich mit der SAP verhandelt werden können. Mit der richtigen Verhandlungsstrategie können Rabatte auf neue Lizenzen vereinbart werden. Dementsprechend liegt es nahe, jedem bestehenden Kunden diese Maßnahme zu empfehlen.
Wie startet man am besten mit der Optimierung der SAP Lizenzvermessung?
Schritt 1: IST-Analyse
Ohne einen Überblick über die aktuelle Lizenzvergabe lassen sich keine Alternativlösungen erarbeiten. Um den IST-Zustand der aktuellen Situation zu erfassen, gibt es mehrere Ansatzpunkte.
Zum einen lassen sich über Tools wie die SIVIS Suite alle aktuell bezogenen Lizenzen und das Nutzverhalten analysieren und auflisten.
Diese Informationen können dann nach der Vertragsanalyse dazu genutzt werden, um Optimierungspotentiale und mögliche Kosteneinsparungen zu erkennen.
Schritt 2: Lizenzvergabe optimieren
Die vorab bestimmten Optimierungsmaßnahmen können nun in die Tat umgesetzt werden.
Bei der Lizenzvergabe kann man die bestehenden Lizenzen nun so aufteilen, dass sie möglichst nutzenorientiert vergeben werden. Dadurch können unnötige Berechtigungen einzelner Nutzer vermieden werden.
Zudem kann man ausgehend von den Daten der IST-Analyse die nächsten Lizenz-Zukäufe besser planen. Dadurch erreicht man eine möglichst anforderungsgerechte Lizenzvergabe.
Schritt 3: Verhandlungen nutzen
Eine Chance mit der SAP über neue Lizenzrechte zu verhandeln, sollte in jedem Fall genutzt werden. Dabei stellt sich eine S/4HANA-Migration als besonders geeignet dar. Besteht trotz zuvor erfolgter Umschichtung der einzelnen Lizenzen eine Überlizensierung, ist dies die einmalige Chance alte in neue Lizenzen umzutauschen.
Auch bestehende S/4HANA-Kunden können über die Berufung auf das Rekonfigurationsrecht ihre Lizenzverträge optimieren.
Fazit
Die SAP Lizenzvermessung ist ein aufwendiger und undurchsichtiger Prozess. Dennoch gibt es unterschiedliche Ansatzpunkte, Vorgehensweisen und Tools, die die Verwaltung der Lizenzen erleichtern können. Eine besondere Chance für SAP-Kunden stellt dabei der Wechsel auf S/4HANA dar. Mit dem Umstieg profitiert man nicht nur von einer vereinfachten Lizenzvergabe, sondern auch von der einmaligen Möglichkeit seine bestehenden Lizenzen umzuwandeln. Weiterhin lassen sich nachträglich durch Verhandlungen mit der SAP vergangene Lizenzkäufe rückwirkend optimieren.
Sollten Sie Probleme bei der SAP Lizenzvermessung haben und Hilfe von Experten benötigen, dann helfen wir gerne weiter. Schreiben Sie uns eine Mail an info@rz10.de oder stellen Sie uns eine unverbindliche Anfrage: Anfrage stellen.
