Aufwand sparen mit Automatisierung der SAP Benutzerverwaltung
Autor: Jonas Krüger | 2. Dezember 2020
Der größte Aufwandsfaktor in der Verwaltung von SAP Benutzern sind die Neuanlage und Änderung von Benutzern, sowie die Zuweisung von Berechtigungen. Im Beitrag zeigen wir, wie Sie wiederholte Tätigkeiten in der Benutzerverwaltung automatisieren können und dadurch Fehler vermeiden.
In meinen Projekten erlebe ich eine große Bandbreite von „Benutzerverwaltung auf Zuruf“ ohne dokumentiertes Verfahren bis hin zu digital abgebildeten Antrags- und Freigabeprozessen fast ohne manuelle Aufwände. Durch die Nutzung eines Identity-Management-Tools ergeben sich je nach Ausgangssituation erhebliche Vorteile:
- Aufwandseinsparung in der IT und im First-Level-Support durch weniger Rückfragen und manuelle Umsetzung
- Schnellere Durchlaufzeiten für Benutzer- und Rollenanträge
- Vollständige, technisch präzise und leserlich dargestellte Anforderungen
- Klare Verteilung von Verantwortlichkeiten
- Nachvollziehbare Dokumentation von Anträgen und Freigaben
- Vermeidung von Papier- und E-Mail-basierten Prozessen
Voraussetzungen für die Automatisierung von Benutzerverwaltungsprozessen
Um ein Identity Management Tool zur Automatisierung der Benutzerverwaltung nutzen zu können, müssen folgende drei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Formalisierte Prozesse: Um Prozesse in einer Software abzubilden, müssen diese einheitlich und dokumentiert sein. Wenn der Ablauf jedes Mal unterschiedlich ist, ist eine Automatisierung schwierig. Gegebenenfalls kann jedoch eine Teil-Automatisierung einzelner Prozessschritte in Frage kommen.
- Definierte Genehmigungsstufen: Um Freigaben softwaregestützt einzuholen, müssen die Genehmiger (ggf. inkl. Vertreter) klar definiert sein. Benutzeranträge genehmigt in der Regel mindestens der Vorgesetzte des Mitarbeiters oder bei externen Mitarbeiter der interne Auftraggeber. Anträge zur Rechtevergabe genehmigt häufig der fachliche Data Owner, auf dessen Daten der Mitarbeiter Zugriff erhält.
- Falls neben der Benutzeranlage auch die Rollen-Beantragung über das Tool abgebildet werden soll, muss das Rollenkonzept und das Tool so eingerichtet werden, dass der Antragsteller die passenden Rollen auswählen kann.
Idealerweise ist Ihr Rollenkonzept übersichtlich und transparent, sodass der Antragsteller die richtige Rolle leicht auswählen kann. Die Beantragung von Rollen über das Tool kann jedoch auch erst in einer zweiten Ausbaustufe aktiviert werden, sodass die Einführung auch möglich ist, ohne das Berechtigungskonzept zu überarbeiten.
Die Verwaltung Ihrer SAP Benutzer kostet viel Aufwand oder läuft nicht rund? Sprechen Sie mich an! In einem unverbindlichen und kostenlosen Erstgespräch können wir über Ihre individuelle Ausgangssituation und aktuelle Herausforderungen sprechen und ich gebe Ihnen individuelle Tipps, um das Thema anzugehen.
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