5000 auf einen Streich – Massenerstellung von SAP Benutzern mit der XAMS

Autor: Torsten Schmits | 26. März 2020

#SU01

Für zum Beispiel Migrationsprojekte kann eine Massenerstellung von Benutzern notwendig sein. Doch nicht nur die Anlage, auch die Aktualisierung von Stammdaten im System kann schnell zu einem langwierigen Klickmarathon ausarten. Schneller und unkomplizierter erledige ich das mit den Massenverarbeitungswerkzeugen in dem Berechtigungswerkzeug XAMS der Firma Xiting.

Eine Menge Benutzer

Vor Kurzem hatte ein Kunde von mir das Problem, dass er eine große Anzahl von Benutzern in einem System erstellen musste. Es ging hierbei um ca. 5000 Benutzer. Die Benutzer existierten auch schon auf einem anderen SAP-System, jedoch sollte bei einigen Nutzern der Benutzerstamm noch angepasst werden. Mein Kunde stand vor der Herausforderung, das schnell und effizient umzusetzen und nicht beispielsweise alle Benutzer 1 zu 1 zu kopieren und dann nacheinander manuell den Benutzerstamm anzupassen.

Zuerst die alten Daten auslesen

Toolgestützt haben wir die Möglichkeit initial einen Abzug einer beliebig großen Auswahl von Benutzern zu erstellen und in eine Excel-Datei zu exportieren. Diese sieht dann zum Beispiel so aus:

Fiktiver Datensatz

Und rein ins neue System

Ebenfalls haben wir mit dem Tool die Möglichkeit diese Datei wieder hochzuladen und zu verarbeiten. Das ist dann in diesem Fall auf dem System geschehen, auf dem die Benutzer massenhaft erstellt werden sollten.

Screenshot XAMS Massenverarbeitungswerkzeuge

Screenshot XAMS Massenverarbeitungswerkzeuge

Der entscheidende Vorteil bei dieser Methode: Wir können mit Excel (oder einem anderen Programm zur Bearbeitung von Tabellen) die abgezogenen Daten extrem schnell und effizient nach unseren Wünschen anpassen.
Sie wollen zum Beispiel bei einer ausgewählten Menge von Benutzern die Abteilung und Funktion anpassen? Filtern Sie auf die Nutzer und passen Sie mit einem Mal für alle ausgewählten Benutzer die Daten an. Das war es dann auch schon. Natürlich können Sie auf diesem Weg auch einen komplett neuen Satz von Benutzern anlegen. So sparen Sie sich bei dem Thema Massenerstellung von Benutzern bzw. deren Anpassung eine Menge Zeit.

Um welches Tool geht es hier?

Wir nutzen hierfür die Xiting Authorizations Management Suite (XAMS). Dies ist ein Tool zur Berechtigungsverwaltung und bietet weitreichende Möglichkeiten zum Aufbau von SAP Berechtigungen und auch dessen Betreuung im Daily Business. Ebenfalls bietet sie umfassende Möglichkeiten zur Benutzerverwaltung, wie die zuvor vorgestellte Funktion zur Massenerstellung von Benutzern bzw. deren Anpassung.

Neue SAP Berechtigungen mit dem XAMS Starter Workshop

In diesem zweitägigen Workshop lernen Sie alles notwendige über die XAMS als umfassendes Tool zur Berechtigungsadministration inklusive Testlizenz.

Mich interessieren Ihre Erfahrungen, hatten Sie bereits mit ähnlichen Problemen zu kämpfen? Wie sind Sie diese angegangen? Kontaktieren Sie mich auch gerne bei Fragen zu dem Tool oder dessen Funktionsweise. Ich freue mich auf Ihre Anfragen!


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Torsten Schmits

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Torsten Schmits

M. Sc. Informatik

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