Was SAP-Lizenz-Forecasts leisten können – und was nicht

Autor: Lucas Hoppe | 13. Juli 2026

Der SAP-Lizenzforecast wirkt oft wie eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für Budgets und Transformationen. Doch wer ihn als belastbare Prognose zukünftiger Lizenzkosten versteht, unterschätzt seine Grenzen: Er ist nur eine Momentaufnahme unter Annahmen. Warum daraus in produktiven Systemen schnell teure Abweichungen entstehen können.

Echte Lizenzbewertung erst nach dem Go-Live

Der wichtigste Punkt wird in vielen Projekten unterschätzt: Die relevante Lizenzbewertung erfolgt nicht im Vorfeld, sondern erst im laufenden Betrieb. Denn erst wenn das System produktiv genutzt wird, lassen sich echte Aussagen treffen. Welche Berechtigungen wurden tatsächlich, gegebenenfalls zusätzlich im Go-Live, vergeben?

Diese Vermessung findet typischerweise mehrere Monate nach dem Go-Live statt. Dann zeigt sich, wie die Benutzer berechtigt sind – und damit auch, welche Kosten tatsächlich entstehen.

Der Forecast hingegen basiert auf Annahmen. Und genau diese Annahmen verändern sich im Verlauf des Projektes häufig noch.

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Technische Grundlage: Ein Blick in die Vergangenheit

Ein zentraler Schwachpunkt vieler Forecasts liegt in ihrer Ausgangsbasis. Sie werden häufig auf bestehenden Systemen erstellt, die noch nicht die Realität des Zielsystems widerspiegeln.

Gerade bei Migrationen aus älteren Systemen fehlen viele Berechtigungsobjekte, die im neuen System relevant werden. Diese Objekte tauchen im Forecast nicht auf, beeinflussen später aber maßgeblich die Lizenzbewertung. Das führt dazu, dass bestimmte Nutzungsmuster im Vorfeld schlicht unsichtbar bleiben – und damit auch deren Kosten.

Der Einfluss von Veränderungen im Projektverlauf

Während der Migration verändert sich ein System stärker, als viele erwarten. Neue Rollen werden entwickelt, bestehende Rollen erweitert und zusätzliche Funktionen integriert. Diese Veränderungen erfolgen häufig unter dem Druck, das Projekt technisch erfolgreich abzuschließen.

Dabei gerät ein Aspekt schnell in den Hintergrund: die Lizenzwirkung dieser Änderungen. Denn Projektteams integrieren neue Berechtigungsobjekte häufig, ohne deren Auswirkungen vollständig zu prüfen. Sie erweitern Rollen, um funktionale Anforderungen zu erfüllen, und passen Prozesse an, um neue Möglichkeiten zu nutzen.

All diese Entscheidungen sind zwar fachlich sinnvoll – verändern aber die Lizenzstruktur nachhaltig.

Veränderte Prozesse, veränderter Lizenzbedarf

Selbst bei sogenannten Brownfield-Migrationen, bei denen möglichst wenig verändert werden soll, zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Prozesse bleiben nicht gleich.

Neue Funktionen führen zu neuen Abläufen und Anwender nutzen das System anders als zuvor. Diese Veränderungen passieren oft schleichend und werden selten in Hinblick auf die Lizenzen bewertet.

Das Ergebnis ist, dass sich die tatsächliche Nutzung vom ursprünglichen Modell entfernt – und damit auch die Lizenzstruktur.

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Dynamisches Regelwerk: Die oft vergessene Variable

Ein weiterer Punkt, der ausgeblendet wird: das Regelwerk selbst.

Die Zuordnung von Berechtigungen zu Lizenztypen ist nicht statisch. SAP passt diese Logik regelmäßig an. Zwischen der Erstellung eines Forecasts und der tatsächlichen Nutzung des Systems können mehrere Änderungen stattfinden, die die Bewertung beeinflussen.

Das bedeutet, dass selbst bei unveränderter Nutzung unterschiedliche Lizenzbewertungen entstehen können – allein durch Anpassungen im Regelwerk.

Die typische Kostenfalle in Projekten

In vielen Projekten ergibt sich daraus ein bekanntes Szenario: Der Forecast erscheint plausibel und wird als Grundlage für die Projektentscheidung genutzt. Während der Migration verschiebt sich die Berechtigungsstruktur schrittweise, ohne aktiv gesteuert zu werden. Nach dem Go-Live erfolgt die reale Vermessung. Diese zeigt dann einen deutlich höheren Lizenzbedarf als ursprünglich erwartet.

Die Konsequenz sind Nachzahlungen, die häufig erheblich ausfallen. Besonders kritisch wird es, wenn Unternehmen davon ausgehen, dass ihre initialen Optimierungsmaßnahmen ausreichen. Ohne konsequente Steuerung innerhalb des Projekts weichen Teams diese Optimierungen häufig wieder auf.

Was Unternehmen stattdessen tun sollten

Der entscheidende Perspektivwechsel besteht darin, den Forecast richtig einzuordnen. Er ist ein hilfreicher Ausgangspunkt, aber keine belastbare Entscheidungsgrundlage für langfristige Kosten.

Stattdessen sollte der Fokus auf der aktiven Steuerung während des Projekts liegen. Dazu gehört insbesondere, Berechtigungen nicht nur technisch, sondern auch aus Lizenzsicht zu gestalten. Unternehmen sollten neue Objekte gezielt prüfen und Rollen bewusst aufbauen.

Vor allem aber muss klar sein: Die entscheidende Größe ist nicht der Forecast, sondern die reale Nutzung im produktiven System.

Fazit: Wer den Forecast glaubt, verliert die Kontrolle

Ein SAP Lizenzforecast vermittelt Sicherheit – aber oft eine trügerische. Er hilft zwar dabei, ein Projekt zu starten, ersetzt aber nicht die kontinuierliche Steuerung der Lizenzsituation. Wer sich ausschließlich darauf verlässt, riskiert es, die Kontrolle über die Kosten zu verlieren.

Wer hingegen versteht, wie es zu den Abweichungen kommt und aktiv gegensteuert, kann genau diesen Effekt nutzen und aus einem potenziellen Kostenrisiko einen gezielten Optimierungshebel machen.