SAP Berechtigungsprojekt: Die Projektphasen im Überblick
Autor: Dominik Busse | 6. November 2019
Der Wirtschaftsprüfer war da und Sie planen ein SAP Berechtigungsprojekt? Um Ihnen die Planung des Projektes zu vereinfachen, erläutere ich einen typischen Projektverlauf und die einzelnen Projektphasen.
SAP Berechtigungsprojekt in 6 Monaten (Beispielhafter Projektverlauf)
Zunächst zeigt das folgende Schaubild die typischen Projektphasen im Überblick. Das Ziel des beispielhaften Projektes ist ein Redesign der SAP Berechtigungen für mehrere Bereiche eines Unternehmens. Im Anschluss an das Schaubild werden die einzelnen Phasen erläutert.
Der Projektstart
Zu Beginn eines SAP Berechtigungsprojektes sollte eine Bestandsaufnahme stehen. Wir prüfen gemeinsam, welche bestehenden Berechtigungskonzepte bereits umgesetzt werden. Häufig stoßen wir auf bestehende, kleinere Konzepte. Allerdings werden diese zunächst gar nicht als solche angesehen. Typische Beispiele sind bestimmte Abgrenzungen für Dokumente oder Kostenstellen. Die Summe der einzelnen Konzepte vereinen wir in einem übergreifenden Berechtigungskonzept.
Bereits zu Beginn dieser Phase sollte der Projekt-Scope festehen. Welche Fachbereiche bzw. Business-Bereiche sollen betrachtet werden? Wie viele SAP User sind betroffen? Wie lassen sich die Bereiche abgrenzen? Durch diese Fragestellungen wird deutlich, dass der Fachbereich von Anfang an ins Projekt involviert werden sollte. Ein SAP Berechtigungsprojekt ist eine gute Möglichkeit, die Verantwortung wieder stärker ins Business zu bringen. Es bietet sich an, eine gemeinsame Informationsveranstaltung für alle Stakeholder durchzuführen.
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Konzeption der Funktionen bzw. Funktionsrollen
In dieser Phase steht der Projekt-Scope. Basierend auf den Erkenntnissen der ersten Phase, gruppieren wir User zu Funktionen. Hierfür ist die Zuarbeit der Fachbereiche notwendig. Wir erarbeiten gemeinsam die Datengrundlage für die kommende Projektphase:
- User im Fachbereich
- Funktionen im Fachbereich
- Welche User haben welche Funktion(en) im Fachbereich bzw. fachbereichsübergreifend?
Auf Basis dieser Informationen können wir erste Vorschläge für Funktionsrollen entwickeln.
SAP Berechtigungsprojekt: Workshops mit den Fachbereichen
Spätestens in dieser Phase wird die zukünftige Verantwortung der Fachbereiche deutlich. Wir setzen uns in einem Workshop mit Ansprechpartnern aus den Fachbereichen zusammen. Im Rahmen des Workshops erstellen wir den ersten Entwurf der Berechtigungsrollen. Wir analysieren die tatsächliche Nutzung von SAP Transaktionen. Jede SAP Transaktion ordnen wir dann den neuen Berechtigungsrollen zu. Keine Sorge: Ein Rückschluss auf die Produktivität einzelner User ist dadurch nicht möglich!
Am Ende des Workshops stehen neue SAP Berechtigungsrollen. Diese spiegeln die Nutzung von SAP Transaktionen in den jeweiligen Funktionen des Fachbereiches wider. Zu diesem Zeitpunkt sind die Berechtigungsrollen noch nicht zum produktiven Einsatz geeignet. Bisher befinden sich in den SAP Rollen einzig SAP Transaktionen. Zugehörige und ebenfalls benötigte Berechtigungsobjekte fehlen und sind in der Regel Informationen, die nicht aus dem Fachbereich kommen können.
Iterative Entwicklung der neuen Berechtigungsrollen
In dieser Phase geht es um die technische Umsetzung. Wir tracen die neuen Berechtigungsrollen im Hintergrund des Produktivsystems. Hierdurch finden wir iterativ die notwendigen Berechtigungsobjekte. Parallel nutzen wir die Ergebnisse, um Ihre SU24 Vorschlagswerte zu pflegen. Während dieser circa 3 Monate langen Phase entwickeln wir die vollständige Ausprägung der neuen Berechtigungsrollen. Der Vorteil unseres Vorgehens liegt auf der Hand. Es sind keinerlei aufwändige Tests mit Usern notwendig.
Mit Abschluss dieser Phase sind die neuen Berechtigungsrollen bereit für den Go-Live. Das SAP Berechtigungsprojekt geht in die heiße Phase.
Go-Live und Hyper-Care-Phase
Auch beim Go-Live kann iterativ vorgegangen werden. Sukzessive setzen wir die einzelnen Fachbereiche mit den neuen Berechtigungsrollen produktiv. Das Besondere an unserem Vorgehen: Sollte es während des Go-Live doch zu Berechtigungsfehlern kommen, können binnen Sekunden die alten Berechtigungen reaktiviert werden. Die Produktion wird im kleinst möglichen Ausmaß gestört. Während des Go-Live stehen wir weiterhin zur Verfügung und übernehmen bspw. die Lösung möglicher Störungen.
SAP Berechtigungsprojekt: Der Projektabschluss
Nach circa 6 Monaten ist das Projekt abgeschlossen. Im Rahmen des Projektabschlusses übergeben wir die neuen Berechtigungsrollen in den Tagesbetrieb. Gemeinsam erarbeiten wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die neuen Berechtigungsrollen in Zukunft nicht verwässern.
Wir schauen gemeinsam mit Ihnen in Ihr System und vermitteln unsere Best Practices zu SAP Berechtigungen in unserem Strategieworkshop SAP Berechtigungen
Unsere Referenzen finden Sie hier.
Kontaktieren Sie mich: Telefon 0211.9462 8572-25 oder per E-Mail cremer@rz10.de.
Sie planen aktuell ein SAP Berechtigungsprojekt? Melden Sie sich gerne bei uns und wir prüfen gemeinsam, inwiefern die oben beschriebenen Phasen auch zu Ihrem Zeitplan passen.
