Neue SAP Berechtigungen ohne die Fachabteilung? Lieber nicht!
Autor: Tobias Harmes | 2. März 2021
Neue Berechtigungen haben bei vielen Anwendern einen schlechten Ruf. Daher scheitern Berechtigungsprojekte nicht selten an der Kooperation mit den Fachabteilungen. Wie sich diese Schwierigkeit vermeiden lässt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wer ist für das Berechtigungsredesign verantwortlich?
Steht ein Umbau der SAP Berechtigungen an, wird die Projektverantwortung meist der IT-Abteilung zugeschrieben. Die technischen Abläufe erscheinen anderen Abteilungen als kompliziert und zeitraubend. Die IT hat nichts dagegen, denn auch sie möchte das Projekt möglichst zufriedenstellend mit ihren eigenen Kapazitäten erledigen. Nicht selten sucht die IT daher nach Möglichkeiten, den Fachbereich überhaupt nicht einbeziehen zu müssen. Aus unserer Erfahrung entstehen dadurch keine langfristig funktionierenden Berechtigungen im SAP. Und daher empfehlen wir unbedingt die Zusammenarbeit mit der Fachabteilung.
Den Fachbereich für die richtigen Dinge einbeziehen
Das Dilemma: Die IT kann nicht wissen, welche Berechtigungen jeder einzelne Abteilungsmitarbeiter braucht. Kommt es zu einer Über- oder Unterberechtigung, ärgert sich nicht nur der Fachbereich. Auch für die Admins fällt dann später wiederholt Arbeit an, die vermieden werden könnte. Die IT kann zwar Anforderungen umsetzen, aber nur der Fachbereich kann und muss entscheiden, wer was darf.
Anstatt diesem Problem aus dem Weg zu gehen, empfehlen wir frühzeitig die Trennung von Zuständigkeit und Verantwortung. Der Fachbereich übernimmt die Verantwortung für den Inhalt der Rollen, der IT ist zuständig für die Umsetzung der Wünsche des Fachbereichs. So kann der wirkliche Bedarf umgesetzt werden, ohne die Fachabteilung mit technischen Details zu überfordern.
Das verhindert auch, dass die Abteilungen die neuen Berechtigungen ablehnen. Insgesamt spart die gemeinsame Ausarbeitung deshalb sowohl der IT als auch dem Fachbereich nachher viel Zeit und Energie.
Gezielt Fachbereiche als Befürworter gewinnen
Insbesondere die FI- und HR-Abteilungen haben oft ein starkes Interesse daran, zu wissen und zu steuern, welcher Mitarbeiter welche Zugriffe hat. Deshalb finden sich unserer Erfahrung nach dort schnell Befürworter für eine Zusammenarbeit bei einem Umbau der Berechtigungen.
So setzen wir Pilotprojekte gemeinsam mit der IT und eben der FI oder HR-Abteilung auf. Auf diese Weise erreichen wir das beste Kundenverständnis für die Vorgehensweisen und vorzeigbare Erfolge im Unternehmen.
Die aus der gezielten Ansprache und Einbindung entstandene produktive Kooperation zwischen Fachbereich und SAP-IT wird daher von unseren Kunden immer wieder als „aha“-Moment genannt.
In unserem Webinar „SAP-Systeme besser berechtigen und schützen“ geben wir Ihnen hilfreiche Tipps und zeigen Wege der Zusammenarbeit, bei denen das Projekt nicht zur Last wird, sondern erfolgreich wird. Sollten Sie Fragen zum Thema haben, schreiben Sie uns gerne eine Mail an info@rz10.de
