LÖWEN ENTERTAINMENT setzt gemeinsam mit mindsquare Berechtigungsredesign um

In Zeiten zunehmender Digitalisierung und steigender regulatorischer Anforderungen stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre IT-Landschaft effizient, sicher und zukunftsfähig zu gestalten. Besonders im Umfeld von SAP-Systemen, die über Jahre hinweg gewachsen sind, wird deutlich, dass ein strukturiertes Berechtigungsmanagement heute mehr ist als eine technische Notwendigkeit. Auch die LÖWEN ENTERTAINMENT GmbH sah sich mit dieser Situation konfrontiert.

Als traditionsreiches und zugleich innovationsgetriebenes Unternehmen mit einer gewachsenen SAP-Systemlandschaft hatte LÖWEN ENTERTAINMENT über die Jahre ein Berechtigungskonzept aufgebaut, für das ein Redesign nötig war. Ziel war es, Risiken zu reduzieren und die Basis für zukünftige Cloud-Szenarien zu schaffen. Um dieses Vorhaben erfolgreich umzusetzen, suchte LÖWEN ENTERTAINMENT nach einem Partner, der nicht nur technische SAP-Expertise, sondern auch Erfahrung im methodischen Aufbau moderner Berechtigungskonzepte mitbringt, und fand diesen im IT-Dienstleister mindsquare.

Der Auftraggeber

LÖWEN ENTERTAINMENT mit Sitz in Bingen am Rhein entwickelt, produziert und vertreibt Geldspielgeräte. Seit der Gründung 1949 steht das Unternehmen für Innovation und Qualität rund um Glücksspiel und Unterhaltung. Heute zählt es zu den führenden Unternehmen der Branche in Deutschland. Mit den Geldspielgeräten und virtuellem Automatenspiel unter der Dachmarke NOVOLINE bietet das Unternehmen ein attraktives Spielerlebnis.

Quelle: LÖWEN ENTERTAINMENT GmbH

Für LÖWEN ENTERTAINMENT arbeiten deutschlandweit rund 800 Mitarbeiter –500 davon am Hauptstandort in Bingen. Seit 2003 ist LÖWEN ENTERTAINMENT Teil der NOVOMATIC AG, Europas führendem integrierten Gaming-Technologiekonzern mit rund 20.000 Mitarbeitern weltweit.

Die Herausforderung

Das Berechtigungskonzept von LÖWEN ENTERTAINMENT war über viele Jahre hinweg organisch gewachsen. Unterschiedliche Verantwortlichkeiten, Systemerweiterungen und organisatorische Veränderungen hatten eine komplexe Rollenlandschaft entstehen lassen, deren Pflege zunehmend aufwendig wurde. Dadurch stiegen sowohl die Sicherheitsanforderungen als auch der Aufwand in der Berechtigungsverwaltung des SAP-Teams. Dies hätte künftig zu erheblichen Mehrkosten geführt. Es brauchte eine Lösung, die sowohl die Sicherheit als auch die Effizienz erhöht.

Der Projektverlauf

Für das Projekt verfolgten LÖWEN ENTERTAINMENT und mindsquare einen Coaching-Ansatz, bei dem LÖWEN ENTERTAINMENT die operative Umsetzung eigenständig übernahm, während mindsquare methodisch, konzeptionell und beratend begleitete. Das Projekt startete mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Berechtigungen. mindsquare erstellte ein neues Berechtigungskonzept, definierte Verantwortlichkeiten und standardisierte Benennungen. Zudem wurde das Tool XAMS der Firma Xiting genutzt, das die technische Grundlage für die Analyse und Simulation der neuen Rollen bildete. Ein zentraler Bestandteil waren die Fachbereichsworkshops.

Vorab fand ein Informationstermin mit allen Stakeholdern statt, um Erwartungen und Abläufe abzustimmen. Anschließend arbeiteten IT, Key-User und Berater in gemeinsamen Sessions daran, die tatsächlichen Berechtigungsanforderungen der Abteilungen zu erfassen. Mithilfe eines Ampelsystems wurden notwendige, optionale und unzulässige Berechtigungen kategorisiert. So entstand schrittweise ein klar strukturiertes und nachvollziehbares Rollenkonzept, das sich an den tatsächlichen Arbeitsplätzen orientiert.

SAP Berechtigungsredesign

Tim Schelhas, Leiter IT-Applikationsmanagement bei LÖWEN ENTERTAINMENT GmbH

“Wir verfügen jetzt über ein modernes Berechtigungskonzept, das wir intern eigenständig betreiben und weiterentwickeln können. Von Anfang an haben wir die Zusammenarbeit mit mindsquare als partnerschaftlich und auf Augenhöhe erlebt: Die Unterstützung erfolgte schnell und zuverlässig – und auch menschlich hat es hervorragend gepasst.”

Während mindsquare die methodische Expertise einbrachte, überzeugte LÖWEN ENTERTAINMENT durch großes Engagement und eine sehr strukturierte Zusammenarbeit. Das interne Team lernte schnell, die neuen Methoden und Tools anzuwenden, sodass bereits nach kurzer Zeit Workshops selbstständig durchgeführt werden konnten. In der Umsetzungsphase wurden zunächst einfache Fachbereiche realisiert, um Sicherheit im Umgang mit dem neuen Konzept zu gewinnen. Die erstellten Rollen wurden getestet, auf kritische Kombinationen überprüft und nach erfolgreicher Validierung in die Produktivumgebung übernommen. Der Go-Live erfolgte schrittweise von Juni bis August 2025. Die anschließende Hypercare-Phase übernahm LÖWEN ENTERTAINMENT eigenständig, was belegt, wie gut der verwendete Coaching-Ansatz funktionierte.

Die Ergebnisse

LÖWEN ENTERTAINMENT konnte die Zahl der Rollen im SAP-System auf zehn Prozent des ursprünglichen Bestandes reduzieren. Damit wurde nicht nur die Übersichtlichkeit erheblich verbessert, sondern auch der Pflegeaufwand und Lizenzkosten deutlich gesenkt. Die neuen Rollen sind klar definiert, einheitlich benannt und auf die jeweiligen Arbeitsplatzprofile zugeschnitten. Für jede Rolle wurde ein Verantwortlicher benannt, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit deutlich gestiegen sind.

Aus organisatorischer Sicht veränderte sich der Alltag ebenfalls spürbar. Die Zahl der Berechtigungsanfragen sank deutlich, die Bearbeitungszeiten verkürzten sich, und das SAP-Team konnte seine Kapazitäten auf andere Aufgaben verlagern. Darüber hinaus profitierte LÖWEN ENTERTAINMENT vom nachhaltigen Wissenstransfer. Das gesamte Team verfügt nun über die Kompetenz, Anpassungen selbstständig vorzunehmen, und ist in der Lage, das neue Berechtigungskonzept langfristig zu pflegen.

Fazit

Das Berechtigungsredesign bei LÖWEN ENTERTAINMENT steht exemplarisch für erfolgreiche Digitalisierung. Durch die Kombination aus methodischer Expertise von mindsquare und dem großen Engagement und Knowhow-Aufbau des LÖWEN-Teams entstand in nur acht Monaten ein modernes, transparentes und zukunftssicheres Berechtigungskonzept. Es erfüllt höchste Anforderungen an Compliance, Effizienz und Wirtschaftlichkeit und legt zugleich den Grundstein für zukünftige SAP-Cloud-Szenarien. Für LÖWEN ENTERTAINMENT bedeutet das Projekt eine nachhaltige Entlastung der IT-Abteilung, eine klare Rollen- und Verantwortungsstruktur sowie erhebliche Einsparungen im laufenden Betrieb. Die Zusammenarbeit verlief ausgesprochen partnerschaftlich. Beide Seiten betonten im Nachgang die offene Kommunikation und die hohe Verlässlichkeit des jeweils anderen.