Kundenerfolg
LÖWEN ENTERTAINMENT setzt gemeinsam mit mindsquare Berechtigungsredesign um
LÖWEN ENTERTAINMENT
Ausgangslage des Unternehmens
Das Berechtigungskonzept von LÖWEN ENTERTAINMENT war über viele Jahre hinweg organisch gewachsen. Unterschiedliche Verantwortlichkeiten, Systemerweiterungen und organisatorische Veränderungen hatten eine komplexe Rollenlandschaft entstehen lassen, deren Pflege zunehmend aufwendig wurde. Dadurch stiegen sowohl die Sicherheitsanforderungen als auch der Aufwand in der Berechtigungsverwaltung des SAP-Teams. Dies hätte künftig zu erheblichen Mehrkosten geführt. Es brauchte eine Lösung, die sowohl die Sicherheit als auch die Effizienz erhöht.
Beschreibung unserer Zusammenarbeit
Der Projektverlauf
Für das Projekt verfolgten LÖWEN ENTERTAINMENT und mindsquare einen Coaching-Ansatz, bei dem LÖWEN ENTERTAINMENT die operative Umsetzung eigenständig übernahm, während mindsquare methodisch, konzeptionell und beratend begleitete. Das Projekt startete mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Berechtigungen. mindsquare erstellte ein neues Berechtigungskonzept, definierte Verantwortlichkeiten und standardisierte Benennungen. Zudem wurde das Tool XAMS der Firma Xiting genutzt, das die technische Grundlage für die Analyse und Simulation der neuen Rollen bildete. Ein zentraler Bestandteil waren die Fachbereichsworkshops.
Vorab fand ein Informationstermin mit allen Stakeholdern statt, um Erwartungen und Abläufe abzustimmen. Anschließend arbeiteten IT, Key-User und Berater in gemeinsamen Sessions daran, die tatsächlichen Berechtigungsanforderungen der Abteilungen zu erfassen. Mithilfe eines Ampelsystems wurden notwendige, optionale und unzulässige Berechtigungen kategorisiert. So entstand schrittweise ein klar strukturiertes und nachvollziehbares Rollenkonzept, das sich an den tatsächlichen Arbeitsplätzen orientiert.
Quelle: LÖWEN ENTERTAINMENT GmbH
Während mindsquare die methodische Expertise einbrachte, überzeugte LÖWEN ENTERTAINMENT durch großes Engagement und eine sehr strukturierte Zusammenarbeit. Das interne Team lernte schnell, die neuen Methoden und Tools anzuwenden, sodass bereits nach kurzer Zeit Workshops selbstständig durchgeführt werden konnten. In der Umsetzungsphase wurden zunächst einfache Fachbereiche realisiert, um Sicherheit im Umgang mit dem neuen Konzept zu gewinnen. Die erstellten Rollen wurden getestet, auf kritische Kombinationen überprüft und nach erfolgreicher Validierung in die Produktivumgebung übernommen. Der Go-Live erfolgte schrittweise von Juni bis August 2025. Die anschließende Hypercare-Phase übernahm LÖWEN ENTERTAINMENT eigenständig, was belegt, wie gut der verwendete Coaching-Ansatz funktionierte.
Ergebnis der Zusammenarbeit
LÖWEN ENTERTAINMENT konnte die Zahl der Rollen im SAP-System auf zehn Prozent des ursprünglichen Bestandes reduzieren. Damit wurde nicht nur die Übersichtlichkeit erheblich verbessert, sondern auch der Pflegeaufwand und Lizenzkosten deutlich gesenkt. Die neuen Rollen sind klar definiert, einheitlich benannt und auf die jeweiligen Arbeitsplatzprofile zugeschnitten. Für jede Rolle wurde ein Verantwortlicher benannt, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit deutlich gestiegen sind.
Aus organisatorischer Sicht veränderte sich der Alltag ebenfalls spürbar. Die Zahl der Berechtigungsanfragen sank deutlich, die Bearbeitungszeiten verkürzten sich, und das SAP-Team konnte seine Kapazitäten auf andere Aufgaben verlagern. Darüber hinaus profitierte LÖWEN ENTERTAINMENT vom nachhaltigen Wissenstransfer. Das gesamte Team verfügt nun über die Kompetenz, Anpassungen selbstständig vorzunehmen, und ist in der Lage, das neue Berechtigungskonzept langfristig zu pflegen.
Fazit
Das Berechtigungsredesign bei LÖWEN ENTERTAINMENT steht exemplarisch für erfolgreiche Digitalisierung. Durch die Kombination aus methodischer Expertise von mindsquare und dem großen Engagement und Knowhow-Aufbau des LÖWEN-Teams entstand in nur acht Monaten ein modernes, transparentes und zukunftssicheres Berechtigungskonzept. Es erfüllt höchste Anforderungen an Compliance, Effizienz und Wirtschaftlichkeit und legt zugleich den Grundstein für zukünftige SAP-Cloud-Szenarien. Für LÖWEN ENTERTAINMENT bedeutet das Projekt eine nachhaltige Entlastung der IT-Abteilung, eine klare Rollen- und Verantwortungsstruktur sowie erhebliche Einsparungen im laufenden Betrieb. Die Zusammenarbeit verlief ausgesprochen partnerschaftlich. Beide Seiten betonten im Nachgang die offene Kommunikation und die hohe Verlässlichkeit des jeweils anderen.
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