ST03N-Exporter: Genutzte Transaktionen in Excel exportieren

Ihre Ansprechpartnerin: Sarah Fritzenkötter

Exportieren Sie die tatsächlich genutzten Transaktionen Ihrer SAP-Benutzer mit dem ST03N-Exporter bequem in eine Excel-Datei. Die tatsächlich aufgerufenen Transaktionen bilden meist die Grundlage für den Aufbau neuer Berechtigungsrollen oder für eine Reduzierung unnötiger Überberechtigung

Transaktionsnutzungshistorie in der ST03N

Der Systemlastmonitor (Transaktion ST03N) speichert die Transaktionen, die jeder Benutzer des SAP Systems aufgerufen habt. So kann für jeden User ermittelt werden, welche Transaktionen er genutzt hat. Auch von der Transaktion ausgehend kann ermittelt werden, welche Benutzer diese verwendet haben. Wie lange diese Daten zurückreichen, können Sie selbst einstellen. Während die Voreinstellung in der Regel 3 Monate sind, empfehlen wir eine Aufbewahrungszeit von 13 Monaten einzustellen. Dadurch sind auch periodische Aktivitäten, die nur einmal jährlich ausgeführt werden, in der Historie zu sehen. Wie Sie die Aufbewahrungsdauer hochsetzen können zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Auswertung und Verwendung der Transaktionsnutzungshistorie

Häufig bildet eine Auswertung der genutzten Transaktionen von SAP Benutzern die Grundlage für einen Abbau von unnötiger Überberechtigung, die eine der häufigsten Feststellungen bei der IT-Revision ist. Nach der Ermittlung der genutzten Transaktionen der Benutzer können anschließend die nicht genutzten Transaktionen aus den Rollen entfernt werden.

Die Auswertung dieser Daten ist mit SAP Standardwerkzeugen jedoch umständlich und besonders für eine größere Zahl von Nutzern über einen längeren Zeitraum sehr aufwändig, denn der Export der Daten ist nur einzeln monatsweise möglich. Den manuellen Weg der Auswertung haben wir hier für Sie beschrieben und auch per Video dargestellt. Transaktionen, die in jedem Monat verwendet wurden, werden mehrfach dargestellt. Zudem stellt die Aufbereitung der gewonnenen Daten in Excel häufig einen lästigen Aufwand dar, den Sie durch die Nutzung des ST03N-Exporters einsparen können.

Funktionen des ST03N-Exporters

Folgende Funktionen bietet das Werkzeug jeweils für eine frei wählbare Menge von Benutzern:

  • Auswertung der genutzten Transaktionen incl. Beschreibungstext der Transaktion
  • Auswertung der aufgerufenen Reports
  • Auswertung der SAP Favoriten

Die Daten können auf Wunsch auch anonymisiert ausgewertet werden, indem Sie die Benutzer nicht mit exportieren. Durch diese Möglichkeit der anonymisierten Darstellung kann auch die Compliance mit den Anforderungen des Betriebsrates gewahrt werden, was mit den Mitteln des SAP Standard nicht in der Form möglich ist.

Im Folgenden sehen Sie das Einstiegsbild des Werkzeugs mit den angebotenen Auswahlmöglichkeiten. So kann neben dem User (unten, mit Mehrfachauswahl) auch der Zeitraum, der ausgewertet werden soll, eingeschränkt werden. Die maximal auswertbare Zeit wird bestimmt durch die Aufbewahrungsdauer der ST03N, die Sie anpassen können.

Auswahlbildschirm des ST03N-Exporters

Das Tool wird als Transportauftrag zum Import in Ihr System bereitgestellt. Es befindet sich in einem eigenen Namensraum.

Sparen Sie manuellen Aufwand

Durch die Nutzung des Workload Exporters sparen Sie erheblich Aufwand für den manuellen Export der Daten aus der ST03N sowie die Aufbereitung in Excel. Im SAP Standard muss die Auswertung für jeden Monat einzeln durchgeführt und anschließend konsolidiert und um Duplikate bereinigt werden. Ein erheblicher manueller Aufwand – sparen Sie diesen ein, indem Sie der ST03N-Exporter nutzen.

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