Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert Lizenzauswertung für SAP
Wenn Lizenzzahlen nicht entscheidungsfähig sind
Vor einer S/4HANA-Umstellung reicht es nicht, alte Lizenzcodes in einer Tabelle neuen Klassen gegenüberzustellen. Vertragslizenz, Rollenberechtigungen und tatsächliche Nutzung beantworten unterschiedliche Fragen.
Riskant wird es, wenn diese Ebenen vermischt werden: Dann wirken Umrechnungen eindeutig, obwohl keine offizielle SAP-Tabelle für die Überführung alter Named-User-Typen in neue Klassen belegt ist. Ihre Organisation braucht eine Grundlage, die Annahmen sichtbar lässt und belegte Nutzung von Vermutung trennt.
Was danach belastbar vorliegt
Vertragslage und Zukunftsklasse
Sie vergleichen heutige Lizenztypen mit der künftigen Einordnung und sehen, wo Vertragsannahmen nicht zur Berechtigungslage passen.
Nutzung als Beleg
Ihre Gespräche stützen sich auf nachgewiesene Nutzung; fehlende Nachweise erhöhen die Entlastung nicht künstlich.
Maßnahmen ohne Doppelzählung
Ihr Team bewertet Rollenbereinigung und Benutzermaßnahmen je Kombination, statt Einsparungen pauschal zu addieren.
Von der Auswertung zur Entscheidung
Mit Lizenzauswertung für SAP entsteht eine fachlich prüfbare Entscheidungsgrundlage für Lizenzgespräche, Rollenbereinigung und Umstellungsplanung.
Die Arbeit ist entscheidungsreif, wenn heutige Lizenzlage, berechtigungsbasierte Einstufung, belegte Nutzung und offene Annahmen nebeneinander stehen. So kann Ihre Organisation erklären, welche Einstufung aus Berechtigungen folgt, welche Nutzung belegt ist und wo echter Spielraum besteht.
Für wen ist Lizenzauswertung für SAP geeignet?
- SAP-Lizenzverantwortliche: Sie bereiten belastbare Aussagen für Lizenzgespräche, Rollenbereinigung und S/4HANA-Umstellung vor.
- Einkauf und Vertragsverantwortliche: Sie trennen belegte Werte von Verhandlungsannahmen, bevor Umstellungsannahmen Vertragswirkung bekommen.
- Fachbereiche: Sie prüfen Maßnahmen an Rollen und Benutzern dort, wo Prozesswissen über tatsächlichen Bedarf liegt.
- IT-Teams: Sie liefern Exporte zu Benutzern, Rollen, Berechtigungen und Nutzung und setzen abgestimmte Rollenänderungen fachlich nachvollziehbar um.
- Geeignet für Unternehmen mit SAP-Landschaften, die eine S/4HANA-Umstellung, Lizenzverhandlungen oder Rollenbereinigung vorbereiten.
Funktionen
Drei Lizenzsichten
Sie stellen heutige Lizenzlage, künftige Klasse nach Berechtigungen und künftige Klasse nach Nutzung nebeneinander und erhalten eine klare Grundlage für Umstellungsfragen.
Überberechtigungsanalyse
Sie sehen den Abstand zwischen Berechtigung und belegter Nutzung, ohne fehlende Nutzungsdaten als Nichtbedarf zu werten.
Umstellungsannahmen
Sie halten Zielklassen, unbekannte Lizenzcodes und Vertragsannahmen getrennt, statt alte Named-User-Typen scheinbar offiziell umzudeuten.
Maßnahmensimulation
Sie bewerten inaktive Benutzer, Rollenzuordnungen, Rollenentzug, Rollenteilung und Redesign je Benutzer neu, damit Effekte nicht doppelt zählen.
Weitere Funktionsdetails
- Rollenhygiene: Einzelrollen, Sammelrollen und abgeleitete Rollen werden getrennt bewertet, damit der passende Umsetzungsweg sichtbar bleibt.
- Belegstärke der Nutzung: Konservativ belegte und zusätzlich mögliche Nutzung erscheinen als Spanne, wenn SAP-Vorschlagswerte nicht eindeutig genug sind.
- Herkunft der Einstufung: Rolle, Transaktion und Berechtigung bleiben als Begründung nachvollziehbar, damit Lizenzzahlen fachlich prüfbar sind.
- Gesprächsfähige Ergebnisse: Excel-Ergebnisse, Maßnahmenlisten, Gegenüberstellungen und Berichte lassen sich in Abstimmungen mit IT, Fachbereichen und Einkauf verwenden.
- Annahmen und Lücken: Fehlende Zuordnungen und unbekannte Lizenzcodes bleiben sichtbar, statt in der Auswertung verdeckt zu werden.
So läuft die Einführung
Datenbasis bereitstellen
Ihr Team stellt Daten zu Benutzern, Lizenzcodes, Rollen, Berechtigungen und vorhandenen Nutzungsnachweisen bereit. Danach kann mit echten Unternehmensdaten gerechnet werden.
Annahmen klären
Lizenzverantwortliche und Fachbereiche prüfen Zielklassen je Lizenzcode sowie offene Zuordnungen. Danach sind belegte Werte und Annahmen getrennt entscheidbar.
Maßnahmen fachlich abstimmen
Die beteiligten Teams wählen Benutzer- und Rollenmaßnahmen aus. Danach liegt die Wirkung der Kombinationen je Benutzer vor.
Aus der Praxis
„Die mindsquare war eine echte Stütze. Wenn wir sie nicht gehabt hätten, hätten wir echte Probleme gehabt. Bei den neuen Modulen, die noch kommen, ist es ohne einen vertrauensvollen Implementierungspartner sehr schwierig, die Systeme sinnvoll einzuführen.“
Melanie KäsTeamleiterin HR-Systeme & -Prozesse bei WITRON
Lizenzwirkung belastbar klären
Lassen Sie prüfen, wie Ihre Berechtigungen, Nutzung und Umstellungsannahmen zusammenwirken.
FAQ
- Warum reicht ein manueller Tabellenvergleich nicht aus?
- Ein Tabellenvergleich bildet meist nur vorhandene Lizenzcodes oder Berechtigungen ab. Für eine belastbare Entscheidung müssen heutige Vertragslizenz, künftige Einstufung nach Berechtigungen und belegte Nutzung zusammen betrachtet werden.
- Gibt es eine offizielle SAP-Umrechnungstabelle für alte Named-User-Typen?
- Eine offizielle SAP-Tabelle für die Überführung alter Named-User-Typen in neue Klassen ist nicht belegt. Deshalb bleiben Zielklassen und Vertragsannahmen als Annahmen sichtbar, statt als feste Umrechnung behandelt zu werden.
- Was passiert, wenn Nutzungsdaten fehlen?
- Fehlende Nutzungsdaten gelten nicht als Nachweis für Nichtnutzung. Benutzer ohne Beleg bleiben in ihrer Klasse, damit mögliche Entlastungen nicht künstlich erhöht werden.
- Wie unterscheidet sich die Auswertung von einer reinen Berechtigungsvermessung?
- Eine reine Berechtigungsvermessung zeigt, was Benutzer dürfen. Die Auswertung stellt zusätzlich dar, welche Nutzung belegt ist, und macht den Abstand zur Berechtigung als Überberechtigung oder Spielraum nutzbar.
- Wie werden vorgeschlagene Maßnahmen bewertet?
- Maßnahmen wie inaktive Benutzer, ungenutzte Rollenzuordnungen, Rollenentzug, Rollenteilung oder Redesign werden je Benutzer und Kombination neu berechnet. So werden Einzeleffekte nicht pauschal addiert.
- Können die Ergebnisse in Vertrags- und Fachbereichsgesprächen verwendet werden?
- Ja. Excel-Ergebnisse, Maßnahmenlisten, Gegenüberstellungen und Berichte liefern eine prüfbare Grundlage für Abstimmungen mit IT, Fachbereichen und Einkauf.
- Müssen Berechtigungs- und Nutzungsdaten an einen Anbieter übertragen werden?
- Nein. Berechtigungs- und Nutzungsexporte müssen für die Analyse nicht an einen externen Dienst übertragen werden. Dadurch kann Ihr Unternehmen mit echten Daten arbeiten, ohne diese für die Auswertung an einen Anbieter zu geben.
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